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Cómo gestiona el papeleo el "abogado electrónico"

El abogado Alan Pearlman, también conocido como "el abogado electrónico", ha utilizado durante mucho tiempo la tecnología para administrar su práctica legal. En sus inicios, hace casi 50 años, los bufetes de abogados usaban máquinas de escribir y los documentos judiciales tenían que ser mecanografiados con copias al carbón en papel cebolla.


Pero, cuando llegó la tecnología informática, se convirtió en uno de los primeros en adoptar, comenzando con la computadora TRS-80 y las impresoras de matriz de puntos, y se hizo conocido como el "abogado electrónico" cuando comenzó a escribir una columna sindicada que revisaba las diversas tecnologías que estaba usando para ejecutar su práctica legal.


Más tarde, a principios de la década de 2000, los mejores escáneres disponibles eran los multifunción que combinaban escaneo, copia e impresión. Como recuerda Alan, eran "viejos, grandes y torpes, y ocupaban mucho espacio", solo podían alimentar unas pocas páginas a la vez y eran lentos. Además, la mala calidad de imagen era un problema y mover archivos escaneados a una computadora era un proceso engorroso.


Luego consiguió un escáner ScanSnap y descubrió, para su satisfacción, que "eran mucho más rápidos, ocupaban mucho menos espacio y manejaban 10 o 15 páginas a la vez". No necesitaron muchos ajustes posteriores al escaneo para garantizar que la imagen estuviera correctamente centrada y fuera fácil de leer, lo que, en consecuencia, "hizo todo mucho más rápido con nuestro trabajo de oficina". Avance rápido a los modelos ScanSnap de hoy y Alan ahora usa el iX1600 habilitado para Wi-Fi que tiene un alimentador automático de documentos de 50 páginas y escanea hasta 40 páginas por minuto, lo que hace que su flujo de trabajo funcione de manera más eficiente que nunca.


Integración de aplicaciones

Una cosa que le encanta de usar ScanSnap es que puede integrarlo perfectamente con el software Smokeball que usa para ejecutar su práctica legal. Digamos que un cliente recibe una multa por exceso de velocidad. Todo lo que Pearlman tiene que hacer es escanear el ticket y, con solo presionar un botón en la interfaz de usuario de ScanSnap, lo descarga automáticamente y lo almacena en la carpeta de registro del cliente adecuada en Smokeball. Y, debido a que Smokeball tiene su propio servidor en la nube, puede acceder de forma segura a todos los archivos del cliente desde cualquier computadora simplemente iniciando sesión en Smokeball.


, según las necesidades.


Conveniencia de presentación electrónica

Una característica adicional que a Alan le encanta de su escáner ScanSnap es cómo hace que la presentación electrónica, que casi todas las jurisdicciones ahora ofrecen, sea perfecta y conveniente. Al vincular su escáner al software de archivo electrónico InfoTrack, al que puede acceder desde su cuenta de Smokeball, reduce drásticamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para presentar documentos judiciales.


En el pasado, habría tenido que subirse a su automóvil, conducir hasta un juzgado, que podría estar a una hora de su oficina, dejar el papeleo, esperar a que se imprimieran y sellaran las copias, y luego se marcharía. Ahora todo lo que tiene que hacer es escanear los documentos que desea presentar en un caso en particular, seleccionar la jurisdicción y la acción (aparición, moción, respuesta, etc.) en el menú de InfoTrack, hacer clic en un botón y listo, los documentos se archivan. , la tarifa de presentación se debita automáticamente de su tarjeta de crédito y recibe por correo electrónico copias de los documentos sellados en el archivo del tribunal dentro de las 24 horas.


retención de registros

Finalmente, como abogado en Illinois, debe mantener registros durante al menos siete años. Mediante el uso de escáneres ScanSnap, puede archivar todo en el archivo de un cliente sin incurrir en el costo de almacenar archivos físicamente en un almacén u otro espacio.


Conclusión

El resultado final para Alan es que los escáneres ScanSnap le permiten hacer un trabajo mejor y más rápido como abogado mientras ahorra tiempo y dinero a sus clientes.

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