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Desmaterialización para Transporte y Logística

Procesos de desmaterialización en el sector del transporte y la logística


En un mercado donde la presión sobre los costes y la necesidad de definir procesos cada vez más eficientes siguen siendo una prioridad, las innovaciones tecnológicas y la desmaterialización pueden cambiar la situación ofreciendo importantes ganancias de competitividad.


Debe haberse enfrentado a un problema de este tipo: documentos de transporte importantes perdidos, un conductor enfermo o un cliente impaciente. Con ELO ECM Suite para el sector del transporte y la logística, tienes en tus manos un completo sistema de información que te permite gestionar todos los procesos y documentos de tu empresa de forma desmaterializada y automatizada. Independientemente de dónde se conecten sus empleados a su ECM ELO, localmente desde su oficina central, desde sus almacenes o en movimiento, acceden con la misma simplicidad a toda la información y los documentos que necesitan para su trabajo a través de una computadora, un teléfono inteligente o una tableta. El acceso está asegurado y controlado de acuerdo con los perfiles de usuario y los derechos asociados a ellos.


ELO ECM Suite para el sector del transporte y la logística ofrece mayor homogeneidad a su sistema de información y más rendimiento en la tramitación de sus misiones gracias a:

Automatización de tareas recurrentes a través de flujos de trabajo

Gestión digital de todos los documentos.

La desmaterialización de facturas y títulos de transporte

La implementación de certificados de recibo con la integración del dispositivo RFID

Gestión electrónica de contratos y facturas para AKN Eisenbahn AG


AKN Eisenbahn AG opera 255 kilómetros de líneas ferroviarias en Alemania y da servicio a 66 estaciones para 12,7 millones de pasajeros al año. También opera en el campo del transporte de mercancías por ferrocarril. El reto de este gran actor de la movilidad ferroviaria era reducir sus costes mediante la optimización de los procesos de facturación y gestión de contratos y una mejor integración de los distintos negocios de la compañía mediante la interconexión de su ERP SAP R/ 3 y su sistema de comunicación Lotus Notes. Con más de 14.000 facturas en papel recibidas cada año, la implementación de una solución para desmaterializar las facturas, integrarlas al ERP y conciliarlas con los contratos se volvió fundamental para el desempeño de la empresa.


La elección de la empresa de transporte ferroviario recayó en la solución ELO Enterprise. La implementación de la solución de EDM para el sector del transporte y la logística ha permitido a AKN reducir sus gastos de procesamiento de facturas en aproximadamente un 20%. Todos los contratos y documentos relacionados están disponibles en su totalidad en ELO ECM para el sector de transporte y logística, y los conectores ELO han permitido interconectar EDM con el software SAP ERP y Lotus Notes para una mayor fluidez y trazabilidad de la información entre los actores de la empresa. .


“En todos nuestros centros de tratamiento, hemos logrado una reducción en los costos de tratamiento de aproximadamente un 20 %. Este es un número impresionante para nosotros. Además, el tiempo de procesamiento también se ha reducido significativamente. » Frank Dubberke, director de proyectos de AKN Eisenbahn AG


Desmaterialización del proceso de facturación de extremo a extremo para IFB International Freightbridge


La empresa IFB International Freightbridge, "organizador de transporte internacional", está especializada en logística, transporte aéreo, marítimo y ferroviario desde y hacia el Lejano Oriente. Con un volumen de más de 40.000 facturas emitidas y 60.000 facturas recibidas, el objetivo de IFB era desmaterializar todos los documentos y montar un GED eficiente para el sector del transporte y la logística con el fin de reducir los tiempos de tramitación, automatizar los registros y archivados por expediente, facilitar el acceso a todos los documentos relacionados, etc.


Con ELO Professional, el ECM para el sector del transporte y la logística, IFB ha logrado optimizar su contabilidad. La empresa desmaterializa todas sus facturas entrantes y salientes y las inyecta automáticamente en el GED ELO. Gracias a la perfecta integración de ELO en la arquitectura de software de IFB, la empresa se beneficia de una solución ECM para el sector del transporte y la logística que es eficiente y ergonómica.


“Queríamos una solución personalizada. Una de las principales razones por las que elegimos ELO es su multitud de opciones para adaptar el software a nuestras necesidades. » A. Klingberg, Gerente de Proyecto


Soluciones de desmaterialización para el sector del transporte y la logística


En un campo de actividad donde el volumen de documentos, facturas y contratos es considerable, las ganancias de rendimiento y la reducción


Ventajas


  • Flujos de trabajo: simplifique los flujos de documentos e información con la gestión de procesos de ELO.

  • Potente búsqueda: Gracias a los mecanismos de búsqueda inteligente, la información y los documentos están al alcance de su mano.

  • Acceso móvil: La información está disponible en todos los soportes multimedia (computadora, tableta, teléfono inteligente). Puedes trabajar sobre la marcha.

  • Cumplimiento legal: los datos confidenciales pueden archivarse de acuerdo con las pautas legales.

  • Gestión de versiones eficaz: la gestión de versiones permite trabajar con el documento correcto en todo momento.

  • Autorizaciones individuales: un concepto de autorización claro permite definir los derechos de acceso a los datos en detalle.

  • Costes reducidos: Los costosos archivos en papel son ahora cosa del pasado.

  • Integración de sistemas de terceros: las aplicaciones comerciales se pueden integrar de manera muy simple: se beneficia de la sincronización de la información en todos sus sistemas.

  • Trabajo en equipo productivo: gracias a las herramientas de colaboración integradas, tiene acceso a un fácil intercambio de información y un trabajo en equipo eficaz.


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