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À qui faire confiance pour sa dématérialisation en 2025 ?

Photo du rédacteur: Clément MORICEAUClément MORICEAU

Découvrez comment la dématérialisation peut transformer vos processus tout en assurant la protection et la conformité de vos données sensibles.

Dans un monde qui se digitalise de plus en plus, la dématérialisation devient peu à peu une étape obligatoire pour les entreprises. Mais qui dit dématérialisation dit chamboulements et questionnements...


Pas facile de laisser la main à un prestataire pour dématérialiser ses documents sensibles, ni de s'adapter à une toute nouvelle façon de faire. Choisir un partenaire de confiance devient alors essentiel pour s'assurer qu'il saura accompagner votre entreprise dans ce projet, tout en vous rassurant sur la sécurité de vos données.


Ensemble, découvrons quels sont les critères sur lesquels une entreprise devrait se baser pour choisir le bon partenaire pour l'accompagner dans sa dématérialisation.





La dématérialisation : pour qui ? Pour quoi ?

Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité, sont concernées par la dématérialisation. Cependant, certains secteurs, comme les entreprises réglementées (santé, banque, assurance), les entreprises de services ou encore les entreprises industrielles, y sont plus sensibles, notamment par l'aspect règlementaire qu'impose leur secteur d'activité, mais aussi pour des raisons d'enjeux stratégiques.


Au-delà des contraintes légales et sectorielles, l’adoption de la dématérialisation est avant tout une opportunité pour :


  • Gagner en efficacité : En automatisant les processus administratifs et en simplifiant l'accès aux informations.

  • Réduire les coûts : Diminution des frais liés à l’impression, l’archivage et la logistique papier.

  • Répondre aux attentes des collaborateurs : Une gestion plus fluide et adaptée à des modes de travail modernes (mobilité, télétravail).

  • Renforcer la conformité et la sécurité : Une gestion numérique conforme aux règlements et plus sûre face aux risques de pertes ou d’attaques.

 

Choisir le partenaire pour une dématérialisation sereine : avoir des critères stricts


L'un des enjeux majeurs pour une entreprise est de s'assurer que son projet de dématérialisation soit confié à un partenaire capable de répondre à ses besoins tout en garantissant la sécurité et la pérennité de ses données. Mais comment s’assurer de faire le bon choix ? Voici les principaux critères à prendre en compte :


  1. La sécurité des données : Assurez-vous que le prestataire dispose de certifications (ISO 27001, RGPD) et met en place des systèmes de protection avancés, comme le chiffrement des données, la gestion stricte des accès ou encore des sauvegardes sur des supports sécurisés et déconnectés.

  2. La compréhension des besoins : Votre partenaire doit prendre le temps d'analyser vos processus existants et de co-construire une solution personnalisée adaptée à vos enjeux métiers.

  3. La fiabilité et la pérennité des solutions : Privilégiez un prestataire ayant une expérience solide et un historique probant dans le domaine, capable d’évoluer avec les technologies et de maintenir ses solutions à jour.

  4. L'accompagnement et le support : Un bon partenaire ne se contente pas de fournir un outil. Il propose un accompagnement sur mesure, depuis l’étape de diagnostic jusqu’à l’apprentissage des utilisateurs, et assure un suivi réactif en cas de besoin.

  5. L’intégration des nouvelles technologies : Assurez-vous que votre prestataire utilise des outils modernes et innovants, tels que l’IA, pour optimiser vos processus et garantir des gains mesurables.

  6. La transparence : Un partenaire de confiance doit pouvoir présenter clairement ses limites, ses tarifs et ses méthodes de travail, tout en restant flexible pour s'adapter à vos besoins évolutifs.

 
Pour aller plus loin, nous avons demandé à des éditeurs de logiciels de dématérialisation quels sont les critères qui prouvent qu'une entreprise prend toutes les mesures nécessaires pour protéger les données de leurs clients lors de ce processus :

60 % des PME-TPE qui ont subi une attaque cyber déposent le bilan six mois après.

Concurrence, risques informatiques… la dématérialisation apparaît comme la solution indispensable pour réduire ses coûts, augmenter sa productivité et protéger ses données.


Automatiser le traitement des documents est devenu une nécessité économique et d’avenir. Classer, traiter, valider des documents, extraire des données : factures, contrats, dossiers RH, paie, signature électronique…


Les outils de GED sont devenus incontournables : gains de productivité, protection de vos données, automatisation, tableaux de bord de votre activité, retrouver l’information...


ADOC Solutions est expert depuis 1996 de la digitalisation & des solutions GED.

Nos atouts :

- nos équipes qui garantissent la qualité de nos prestations et l'IA comme outil,

- notre proximité sur chaque projet client,

- des stratégies de PRA grâce aux sauvegardes sur supports physiques déconnectés seule garantie fiable face aux sinistres et cyberattaques.





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