Comment "l'avocat électronique" gère la paperasse

L'avocat Alan Pearlman - également connu sous le nom de "l'avocat électronique" - utilise depuis longtemps la technologie pour gérer sa pratique juridique. À ses débuts, il y a près de 50 ans, les cabinets d'avocats utilisaient des machines à écrire et les documents judiciaires devaient être dactylographiés avec des copies carbone sur du papier pelure d'oignon.

Mais, lorsque la technologie informatique est arrivée, il est devenu l'un des premiers à les adopter, à commencer par l'ordinateur TRS-80 et les imprimantes matricielles, et est devenu connu sous le nom de "Electronic Lawyer" lorsqu'il a commencé à écrire une chronique syndiquée passant en revue les différentes technologies qu'il utilisait pour gérer sa pratique juridique.

Plus tard, au début des années 2000, les meilleurs scanners disponibles étaient des scanners multifonctions qui combinaient numérisation, copie et impression. Comme le rappelle Alan, ils étaient "vieux, gros et maladroits, et prenaient beaucoup de place", ne pouvaient alimenter que quelques pages à la fois et étaient lents. De plus, la mauvaise qualité des images était un problème et le déplacement des fichiers numérisés vers un ordinateur était un processus fastidieux.

Puis il a obtenu un scanner ScanSnap et a découvert, à sa grande joie, "ils étaient beaucoup plus rapides, l'encombrement était beaucoup plus petit et ils traitaient 10 ou 15 pages à la fois". Ils n'ont pas eu besoin de beaucoup d'ajustements après la numérisation pour s'assurer que l'image était correctement centrée et facilement lisible, ce qui, par conséquent, "a rendu tout beaucoup plus rapide avec notre travail de bureau". Avance rapide vers les modèles ScanSnap d'aujourd'hui et Alan utilise désormais l'iX1600 compatible Wi-Fi qui dispose d'un chargeur automatique de documents de 50 pages et numérise jusqu'à 40 pages par minute, ce qui rend son flux de travail plus efficace que jamais.

Intégration d'applications

Une chose qu'il aime dans l'utilisation de ScanSnap est qu'il peut l'intégrer de manière transparente au logiciel Smokeball qu'il utilise pour gérer sa pratique juridique. Disons qu'un client reçoit une contravention pour excès de vitesse. Tout ce que Pearlman a à faire est de scanner le ticket et, en appuyant sur un seul bouton de l'interface utilisateur ScanSnap, il le télécharge automatiquement et le stocke dans le dossier de dossier client approprié sur Smokeball. Et, comme Smokeball possède son propre serveur cloud, il peut accéder en toute sécurité à tous les fichiers client depuis n'importe quel ordinateur en se connectant simplement à Smokeball.

Un autre scanner ScanSnap qu'Alan utilise est le iX100 portable et alimenté par batterie, qu'il peut emporter avec lui lors de réunions avec des clients, de dépositions, d'audiences judiciaires ou d'autres lieux et numériser des documents à la volée, selon les besoins.

Commodité du dépôt électronique

Une fonctionnalité supplémentaire qu'Alan adore dans son scanner ScanSnap est la façon dont il rend le dépôt électronique, que presque toutes les juridictions offrent désormais, transparent et pratique. En reliant son scanner au logiciel de dépôt électronique InfoTrack, auquel il peut accéder à partir de son compte Smokeball, il réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires pour déposer des documents judiciaires.

Dans le passé, il aurait dû monter dans sa voiture, se rendre à un palais de justice – qui pouvait être jusqu'à une heure de son bureau – déposer les documents, attendre que des copies soient imprimées et tamponnées, puis repartir. Désormais, il lui suffit de scanner les documents qu'il souhaite déposer dans une affaire particulière, de sélectionner la juridiction et l'action (comparution, requête, réponse, etc.) dans le menu InfoTrack, de cliquer sur un bouton, et voilà, les documents sont déposé, les frais de dépôt sont automatiquement débités de sa carte de crédit et il reçoit par courrier électronique des copies des documents timbrés au dossier du tribunal dans les 24 heures.

Conservation des dossiers

Enfin, en tant qu'avocat dans l'Illinois, il a l'obligation de conserver les dossiers pendant au moins sept ans. En utilisant les scanners ScanSnap, il peut tout archiver dans le dossier d'un client sans encourir le coût du stockage physique des fichiers dans un entrepôt ou un autre espace.

Conclusion

L'essentiel pour Alan est que les scanners ScanSnap lui permettent de faire un travail meilleur et plus rapide en tant qu'avocat tout en économisant du temps et de l'argent à ses clients.