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D'où proviennent les archives ?

Les archives d'une entreprise proviennent généralement de différentes sources au fil du temps : RH, Service commercial, Service Financiers, Conformité... Voici quelques-unes des principales sources d'archives au sein d'une entreprise :


Documentation interne : Les documents générés en interne, tels que les rapports, les notes de réunion, les courriers électroniques, les mémos, les manuels et les procédures, constituent une part importante des archives.


Documents financiers : Les états financiers, les factures, les reçus, les budgets, les registres comptables et d'autres documents liés à la finance et à la comptabilité sont souvent conservés comme archives importantes.


Contrats et accords : Les contrats, accords commerciaux, licences, partenariats, et autres documents juridiques sont également des éléments essentiels des archives d'une entreprise.


Ressources humaines : Les dossiers des employés, les contrats de travail, les évaluations de performances, les formations, et d'autres documents liés aux ressources humaines sont conservés pour des raisons légales et administratives.


Communication externe : La correspondance avec les clients, les fournisseurs, les partenaires commerciaux, les communiqués de presse, les publications marketing et autres documents liés à la communication externe peuvent être archivés.

Dossiers légaux et réglementaires : Les entreprises doivent souvent conserver des documents liés à la conformité légale, aux licences, aux certifications, aux audits, et à d'autres aspects réglementaires.


Données informatiques : Les archives peuvent également inclure des données numériques telles que les sauvegardes de fichiers, les bases de données, les journaux d'activité, et d'autres informations stockées électroniquement.


Historique des produits/services : Des archives liées aux produits ou services de l'entreprise, telles que les spécifications, les manuels d'utilisation, les plans de développement, peuvent également être conservées.




Il est important pour une entreprise de mettre en place des politiques de gestion des archives pour assurer une organisation efficace, une accessibilité lorsque nécessaire, et le respect des obligations légales en matière de conservation de documents.


Les entreprises peuvent choisir de conserver des archives physiques ou de les numériser pour un accès plus facile et une gestion plus moderne.


La numérisation des fonds d'archives est le processus de conversion de documents physiques en format numérique. Les archives, qui peuvent comprendre des documents historiques, des manuscrits, des photographies, des cartes, des enregistrements audio, et d'autres types de supports, sont converties en fichiers numériques. Cette démarche présente plusieurs avantages, notamment :


Préservation et conservation : La numérisation permet de préserver le contenu des documents en réduisant l'usure physique causée par la manipulation fréquente.


Accessibilité améliorée : Les archives numériques sont plus faciles à stocker, organiser et rechercher. Elles peuvent être consultées à distance, ce qui facilite l'accès à l'information.


Partage facilité : Les documents numérisés peuvent être partagés plus facilement avec d'autres institutions, chercheurs, et le grand public. Cela favorise la collaboration et la diffusion de la connaissance.


Sécurité : Les copies numériques peuvent servir de sauvegarde en cas de catastrophe naturelle, d'incendie, de dégradation ou de perte des originaux.


Optimisation des espaces : au prix du m², les entreprises réfléchissent à optimiser les espaces dédiés au stockage. Cependant, même si les TO semblent accessibles financièrement ; la compression & l'optimisation des fichiers sont nécessaires pour éviter les coûts élevés de stockage cloud.


Restauration des documents endommagés : Dans certains cas, la numérisation peut permettre de restaurer numériquement des documents qui ont subi des dommages physiques.


Les équipes d'ADOC Solutions vous accompagnent pour gérer vos fonds documentaires.



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