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Dossiers RH - Quelles sont les obligations de conservation des documents

La durée de conservation des dossiers RH de l'entreprise peut varier en fonction des lois et réglementations spécifiques de chaque pays. Dans de nombreux pays, il est généralement recommandé de conserver les dossiers RH pendant une période de plusieurs années, voire plusieurs décennies. Cela est souvent dû à des exigences légales visant à assurer la transparence, la conformité, la protection des droits des employés et les éventuels recours.





Voici quelques exemples de durées de conservation courantes pour certains types de dossiers RH :


Contrats de travail : Les contrats de travail et les avenants sont généralement conservés pendant la durée d'emploi de l'employé, ainsi qu'une période supplémentaire après la fin de l'emploi, qui peut varier entre 3 et 10 ans selon les pays. En France c'est 5 ans après la fin du contrat.


Dossiers de paie : Les relevés de paie, les déclarations fiscales et les documents liés aux cotisations sociales peuvent être conservés pendant une période de 5 à 10 ans après la fin de l'exercice fiscal. En France c'est une période de 5 ans.


Dossiers médicaux : Les dossiers médicaux des employés peuvent être soumis à des réglementations spécifiques en matière de confidentialité et de sécurité des données. Il est important de respecter les lois locales en matière de confidentialité et de conservation des dossiers médicaux. En France la conservation est nécessaire pour une période de 5 ans.


Dossiers de formation : Les dossiers de formation des employés peuvent être conservés pendant une période de 2 à 5 ans après la fin de la formation. En France c'est une période de 2 ans de conservation qui est nécessaire.


Ces durées de conservation sont fournies à titre indicatif et peuvent varier en fonction de la législation et de la réglementation spécifiques à votre pays ou à votre région.


Pourquoi doit on conserver ces archives ?


En France, la durée de prescription pour un salarié afin de faire un recours contre son employeur dépend du type de litige concerné. Voici quelques exemples :


Litiges individuels liés au contrat de travail : Pour les litiges individuels liés au contrat de travail, tels que les demandes de paiement d'heures supplémentaires, les demandes de congés payés non utilisés, les litiges de discrimination ou les licenciements abusifs, le salarié dispose généralement d'un délai de 12 mois pour agir en justice. Ce délai commence à courir à partir du jour où le salarié a eu connaissance du fait qui lui donne le droit d'agir.


Licenciement : En cas de licenciement, le salarié a un délai de 12 mois pour contester son licenciement devant le Conseil de Prud'hommes. Ce délai commence à partir de la notification du licenciement.


Harcèlement moral ou sexuel : En cas de harcèlement moral ou sexuel au travail, le salarié dispose d'un délai de 5 ans pour agir en justice, à compter du dernier acte de harcèlement.


Ces délais de prescription sont donnés à titre indicatif et peuvent varier en fonction des circonstances spécifiques du litige. Il est recommandé de consulter un avocat spécialisé en droit du travail pour obtenir des conseils précis concernant la prescription dans un cas particulier.


Pour les contrôle, il est important de rappeler que l'URSSAF peut remonter jusqu'à 3 ans en arrière pour effectuer un contrôle et procéder à un éventuel redressement des cotisations sociales. Par exemple, si nous sommes en 2023, l'URSSAF peut remonter jusqu'à l'année 2020 pour effectuer un contrôle des cotisations.


Cependant, il existe certaines situations qui peuvent prolonger ce délai de prescription. Par exemple :

  1. Fraude ou dissimulation intentionnelle : En cas de fraude ou de dissimulation intentionnelle, l'URSSAF peut remonter jusqu'à 6 ans en arrière.

  2. Absence de déclaration : Si aucun bulletin de salaire n'a été établi ou si aucune déclaration n'a été faite à l'URSSAF, le délai de prescription peut être porté à 10 ans.

Il est important de noter que ces délais de prescription peuvent varier en fonction de la situation spécifique et des circonstances entourant le non-paiement des cotisations sociales.

En France, les contrôles fiscaux pour les entreprises sont régis par des délais de prescription spécifiques. Les délais de prescription varient en fonction des impôts et des situations. Voici quelques informations générales concernant les délais de prescription courants pour les contrôles fiscaux des entreprises :

  1. Impôt sur les sociétés (IS) : Le délai de prescription normal pour l'impôt sur les sociétés est de 3 ans. Cela signifie que l'administration fiscale peut effectuer un contrôle et procéder à un redressement jusqu'à 3 ans après la fin de l'année au titre de laquelle l'impôt a été dû.

  2. Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) : Le délai de prescription pour la TVA est également de 3 ans.

  3. Fraude fiscale : En cas de fraude fiscale avérée, l'administration fiscale dispose d'un délai de prescription étendu. Le délai normal est de 6 ans, mais il peut être porté à 10 ans dans certaines situations, notamment en cas de dissimulation intentionnelle ou de recours à des paradis fiscaux.

  4. Absence de déclaration : Si aucune déclaration n'a été faite ou si une déclaration incorrecte ou incomplète a été soumise, l'administration fiscale peut remonter jusqu'à 10 ans pour effectuer un contrôle.


Quel est le lien entre le contrôle fiscal et le dossier du personnel ?


Lors d'un contrôle fiscal effectué sur une entreprise, l'administration fiscale peut examiner différents aspects de la situation financière et fiscale de l'entreprise. Bien que le contrôle fiscal ne soit pas directement lié au dossier des ressources humaines (RH), il peut y avoir des interactions et des échanges d'informations entre l'administration fiscale et les données RH de l'entreprise. Voici quelques points de connexion possibles :

  1. Rémunération des employés : Lors d'un contrôle fiscal, l'administration fiscale peut vérifier la conformité des déclarations de rémunération des employés. Elle peut comparer les montants déclarés avec les données de paie et les contrats de travail présents dans le dossier RH. Ainsi, les informations sur les salaires, les avantages en nature, les primes, etc., peuvent être examinées pour s'assurer de leur exactitude et de leur conformité aux obligations fiscales.

  2. Charges sociales : Les contrôles fiscaux peuvent également porter sur les cotisations sociales payées par l'entreprise. L'administration fiscale peut vérifier si les cotisations sociales ont été correctement calculées et déclarées. À cet égard, les données RH, telles que les contrats de travail, les relevés de paie et les déclarations aux organismes de sécurité sociale, peuvent être consultées et comparées.

  3. Dépenses liées au personnel : Les dépenses liées au personnel, telles que les frais de formation, les avantages sociaux, les remboursements de frais professionnels, peuvent également faire l'objet d'un examen lors d'un contrôle fiscal. L'administration fiscale peut vérifier la justification et la conformité de ces dépenses en s'appuyant sur les informations disponibles dans le dossier RH.

  4. Primes et avantages fiscaux liés à l'emploi : Certains régimes fiscaux prévoient des incitations et des avantages fiscaux spécifiques liés à l'emploi. L'administration fiscale peut demander des informations sur l'éligibilité des employés à ces avantages et vérifier leur application correcte en fonction des données RH.

Ces règles doivent intégrer les registres des données personnelles des entreprises.


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