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La Dématérialisation pour le Transport et la Logistique

Les Processus de dématérialisation dans le secteur du transport et de la logistique


Dans un marché où la pression sur les coûts et la nécessité de définir des processus toujours plus efficaces restent une priorité, les innovations technologiques et la dématérialisation peuvent changer la donne en offrant des gains de compétitivité importants.


Vous avez forcément été confronté à un problème de ce type : des documents importants de transport manquants, un chauffeur malade ou un client qui s'impatiente. Avec ELO ECM Suite pour le secteur du transport et de la logistique, vous avez en main un système d'information complet qui vous permet de gérer de manière dématérialisée et automatisée tous les processus et les documents de votre entreprise. Peu importe le lieu à partir duquel vos collaborateurs se connectent sur votre ECM ELO, en local depuis votre siège social, depuis vos entrepôts ou en déplacement, ils accèdent avec la même simplicité à l’ensemble des informations et documents dont ils ont besoin pour leur travail via un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Les accès sont sécurisés et contrôler en fonction des profils utilisateurs et des droits qui leur sont attachés.


ELO ECM Suite pour le secteur du transport et de la logistique offre une plus grande homogénéité à votre système d’information et plus de performance dans le traitement de vos missions grâce à :

  • L'automatisation des tâches récurrentes par le biais de workflows

  • La gestion digitale de tous les documents

  • La dématérialisation des factures et des bons de transport

  • La mise en oeuvre d'attestations de réception avec l'intégration du dispositif RFID

Gestion électronique des contrats et des factures pour la société AKN Eisenbahn AG


AKN Eisenbahn AG exploite 255 kilomètres de lignes de chemin de fer en Allemagne et dessert 66 gares pour 12,7 millions de passagers par an. Elle opère également dans le domaine du fret ferroviaire. Le défi de cet acteur majeur de la mobilité ferroviaire était de réduire ses coûts à travers l’optimisation des processus de facturation, de gestion des contrats et une meilleure intégration des différents métiers de l’entreprise via l’interconnexion de son ERP SAP R/3 et de son système de communication Lotus Notes. Avec plus de 14 000 factures papier reçues chaque année, la mise en place d’une solution permettant de dématérialiser les factures, de les intégrer dans l’ERP et de les rapprocher des contrats devenait essentielle pour la performance de l’entreprise.


Le choix de l’entreprise de transport ferroviaire s’est porté sur la solution ELO Enterprise. Le déploiement de la solution de GED pour le secteur du transport et de la logistique a permis à AKN de réduire ses dépenses de traitement des factures d'environ 20 %. Tous les contrats et les documents qui y sont liés sont disponibles dans leur intégralité dans ELO ECM pour le secteur du transport et de la logistique, et les connecteurs ELO ont permis d’interfacer la GED avec l’ERP SAP et le logiciel Lotus Notes pour une plus grande fluidité et traçabilité de l’information parmi les acteurs de l’entreprise.


« À travers l'ensemble de nos centres de traitement, nous avons réalisé une réduction des coûts de traitement d’à peu près 20 %. C'est un chiffre impressionnant pour nous. De plus, le temps de traitement a également été considérablement réduit. » Frank Dubberke, Chef de projet AKN Eisenbahn AG


Dématérialisation du processus de facturation de bout en bout pour IFB International Freightbridge


La société IFB International Freightbridge, « organisateur de transports internationaux », est spécialisée dans la logistique, le fret aérien, maritime et le rail en provenance et à destination de l’Extrême-Orient. Avec un volume de plus de 40 000 factures sortantes et 60 000 factures entrantes, l’objectif d’IFB était de dématérialiser l’intégralité des documents et de mettre en place une GED performante pour le secteur du transport et de la logistique afin de réduire les temps de traitement, d’automatiser les enregistrements et les classements par affaire, de faciliter l’accès à tous les documents liés…


Avec ELO Professional, l’ECM pour le secteur du transport et de la logistique, IFB a réussi l’optimisation de sa comptabilité. La société dématérialise la totalité de ses factures sortantes et entrantes, et les injecte automatiquement dans la GED ELO. Grâce à la parfaite intégration d'ELO à l’architecture logicielle d'IFB, la société profite d'une solution ECM pour le secteur du transport et de la logistique performante et ergonomique.


« Nous voulions une solution personnalisée. L'une des principales raisons pour lesquelles nous avons opté pour ELO est sa multitude d'options pour adapter le logiciel à nos besoins. » A. Klingberg, Chef de projet


Solutions de dématérialisation pour le secteur du transport et de la logistique


Dans un domaine d’activité où le volume de documents, de factures et de contrats est considérable, les gains de performance et la réduction des coûts reposent principalement sur la mise en œuvre d’une solution logicielle de dématérialisation dans le secteur du transport et de la logistique. L’implémentation d’une GED ELO sur votre système d’information vous permet de dématérialiser l’ensemble de vos processus métiers, pour une gestion plus fluide, sécurisée et traçable de tous les flux et de tous les documents commerciaux de votre entreprise. L’ECM ELO pour le secteur du transport et de la logistique simplifie la gestion de vos achats, de vos ventes, et facilite la recherche et l’accès à tous les documents liés à une affaire ou à un contrat… Par ailleurs, avec les connecteurs ELO, vous liez simplement votre GED ELO à votre système informatique préexistant pour assurer la continuité des flux et supprimer les risques d’erreur ou d’oubli dans le traitement de vos factures et la gestion des échéances.


Avantages


  • Workflows : Simplifiez les flux de documents et d'informations grâce à la gestion des processus ELO.

  • Une recherche performante : Grâce à des mécanismes de recherche intelligents, les informations et documents sont à portée de main.

  • Un accès mobile : Les informations sont disponibles sur tous supports multimédia (ordinateur, tablette, smartphone). Vous pouvez travailler lors de vos déplacements.

  • Conformité à la loi : Les données sensibles peuvent être archivées conformément aux directives légales.

  • Une gestion des versions efficace : La gestion du versioning permet de travailler avec le bon document à chaque instant.

  • Des autorisations individuelles : Un concept d'autorisation clair permet de définir en détail les droits d'accès aux données.

  • Une réduction des coûts : Les archives papier onéreuses font désormais partie du passé.

  • L'intégration de systèmes tiers : Les applications métiers peuvent être intégrées très simplement : vous profitez d'une synchronisation de l'information sur l'ensemble de vos systèmes.

  • Un travail d'équipe productif : Grâce à des outils de collaboration intégrés, vous accédez à un échange d'information facilité et un travail d'équipe efficace.


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