Les équipes d'ADOC Solutions vous proposent la numérisation de tous vos documents : dossiers clients, factures fournisseurs, enquêtes marketing, bulletins de paye, dossiers qualité, dossiers financiers, plans, affiches, microfilms, livres, microfiches, diapositives...
La numérisation ne se résume pas à scanner des documents. Il est important d'en comprendre le contenu pour faciliter l'indexation (les recherches mais aussi l'exploitation des données).
La numérisation des archives présente de nombreux avantages et intérêts, notamment :
Préservation à long terme : Les documents physiques peuvent se détériorer avec le temps en raison de l'usure, de la décoloration, de l'humidité, des ravages causés par les insectes, etc. La numérisation permet de conserver une copie numérique qui peut être facilement sauvegardée et préservée pendant de nombreuses années.
Facilité d'accès : Les archives numérisées sont beaucoup plus faciles à rechercher et à parcourir que les documents papier. Vous pouvez effectuer des recherches par mots-clés, ce qui permet de gagner du temps et de l'efficacité dans la recherche d'informations spécifiques.
Partage et diffusion facilités : Les archives numérisées peuvent être partagées rapidement et facilement en ligne, ce qui permet de les rendre accessibles à un public plus large, y compris à distance. Cela peut être particulièrement utile dans le domaine de la recherche, de l'éducation, et pour le grand public.
Économie d'espace : La numérisation permet de réduire la quantité d'espace physique nécessaire pour stocker des documents. Cela peut être précieux pour les organisations qui disposent de locaux limités.
Sécurité accrue : Les documents numérisés peuvent être sauvegardés de manière redondante, ce qui les rend plus résistants aux pertes ou aux dommages accidentels. De plus, l'accès aux archives numérisées peut être restreint et sécurisé, ce qui contribue à protéger la confidentialité des informations sensibles.
Facilité de gestion : La gestion des archives numériques peut être automatisée pour faciliter leur classement, leur organisation et leur suivi. Des métadonnées peuvent être ajoutées pour une meilleure recherche et identification.
Accessibilité pour les personnes handicapées : Les documents numérisés peuvent être rendus accessibles aux personnes handicapées en utilisant des technologies d'assistance, telles que la synthèse vocale ou les logiciels de lecture d'écran.
Collaboration améliorée : Les équipes travaillant à distance ou dans des endroits différents peuvent collaborer plus efficacement en ayant accès aux mêmes documents numérisés.
Réduction des coûts à long terme : Bien que la numérisation initiale puisse nécessiter un investissement, à long terme, elle peut contribuer à réduire les coûts liés à la gestion, à la maintenance et à la recherche de documents physiques.
La numérisation des archives offre de nombreux avantages, notamment la préservation, la facilité d'accès, la diffusion, la sécurité et l'efficacité de gestion des documents historiques et importants.
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