Si parfois le terme de numérisation semble se réduire à l'action mécanique du scanner, on en oublie l'importance préalable de la compréhension des contenus. Une prestation de numérisation doit passer par une étape plus ou moins complexe (selon les contenus) de d'appropriation des pièces à dématérialiser.
Avant de numériser quoi que ce soit, il est important de prendre en compte certains éléments pour vous assurer que le processus se déroule efficacement et sans problèmes majeurs. Voici quelques éléments à anticiper avant de numériser :
Objectif de la numérisation : Définissez clairement pourquoi vous souhaitez numériser les documents ou les éléments concernés. Cela peut être pour faciliter l'accès aux informations, réduire l'espace de stockage physique, améliorer la collaboration, etc.
Type de contenu : Identifiez le type de contenu que vous prévoyez de numériser. Il peut s'agir de documents papier, de livres, de plans, de photos, de négatifs, de diapositives, de cartes à fenêtres, de microfiches, de microfilms... Chaque type de contenu peut nécessiter des équipements et des méthodes de numérisation spécifiques.
Évaluation de la qualité : Faites une évaluation de l'état des documents ou éléments à numériser. Vérifiez s'ils sont endommagés, décolorés, pliés... Cela vous aidera à déterminer s'ils nécessitent une restauration préalable avant la numérisation ou si des mesures spéciales doivent être prises pour garantir une numérisation de qualité.
Équipement nécessaire : Déterminez les équipements dont vous aurez besoin pour numériser les éléments. Cela peut inclure un scanner pour les documents papier, un scanner de photos, un scanner de livres, un scanner de diapositives, un scanner de négatifs, un scanner de microformes (microfiches, microfilms...). Mesurez l'intérêt de réaliser en interne ou en externe les étapes de la numérisation.
Formats de fichier : Réfléchissez au format de fichier dans lequel vous souhaitez enregistrer les numérisations. Les formats courants incluent le PDF, le JPEG, le TIFF, le JPEG2000. Considérez également si vous avez besoin de conserver les données brutes non compressées pour une utilisation ultérieure.
Stockage et organisation : Planifiez la manière dont vous allez stocker et organiser les fichiers numérisés. Pensez à l'espace de stockage nécessaire, à la façon dont vous allez nommer et classer les fichiers (indexation grâce aux métadonnées), et à la mise en place d'une structure de dossiers logique pour faciliter la recherche et la récupération des informations.
Sécurité et sauvegarde : Prenez en compte les mesures de sécurité nécessaires pour protéger les fichiers numérisés contre la perte, le vol ou la corruption. Prévoyez des sauvegardes régulières et envisagez l'utilisation de solutions de stockage cloud ou de dispositifs de sauvegarde externes.
Budget et ressources : Évaluez les coûts associés à la numérisation, tels que l'achat ou la location d'équipements, la main-d'œuvre, la restauration préalable des documents, la sous traitance à ADOC Solutions.
En anticipant ces éléments, vous serez mieux préparé pour entreprendre un projet de numérisation et maximiser les avantages de la transition vers le numérique.
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