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Pourquoi j'ai décidé d'externaliser la numérisation de mes documents

" On se dit souvent que numériser ses archives n'est pas une mission compliquée, même si ça reste, on l'imagine, chronophage. Cependant, quand on décide de se lancer en interne, ou oublie trop souvent qu'on ne dispose pas de l'expérience nécessaire pour prendre les bonnes décisions. Nous, on a imaginé utiliser nos photocopieurs pour scanner nos archives... mais on a vite compris qu'on n'allait jamais réussir à s'en sortir ! "



Numériser des archives ne veut pas simplement dire alimenter des pages dans un scanner. Avant de numériser on doit s'assurer que la chaîne de numérisation (matériel, logiciel...) est complètement adaptée.


Quel est le ou les scanners qui peuvent / doivent répondre au besoin de numérisation : la taille du chargeur, le format, la vitesse, le passage droit ou à retournement, la détection des doubles...


"On avait déjà passé des heures à scanner, quand on s'est rendu compte que le photocopieur prenait plusieurs pages en même temps. On a essayé de voir quelles pages manquaient mais finalement, on a du presque tout rescanner une seconde fois."


Quelle préparation est nécessaire pour faciliter la haute production de numérisation ?


Comment, quand on dispose de matériels performants, peut on faire en sorte de les utiliser pleinement ?


Que fait on des documents originaux quand la prestation de numérisation est terminée ?


Comment peut on contrôler la qualité des numérisation, avant de procéder à la destruction ?


Quel est le format de fichier qui doit servir pour la conservation ?


A quoi sert l'OCR ?


Pourquoi et comment indexer les fichiers numérisés ?


De quel espace doit on disposer sur notre serveur pour recevoir tous les documents scannés ?


Pendant combien de temps puis-je me passer de mes documents ?


Doit on garder les documents originaux ?


L'externalisation de la numérisation peut offrir plusieurs avantages aux entreprises. Voici quelques raisons courantes pour lesquelles certaines entreprises choisissent d'externaliser ce processus :


Réduction des coûts : Externaliser la numérisation peut être plus rentable que de maintenir une équipe interne et d'investir dans l'infrastructure nécessaire. Les entreprises peuvent économiser sur les coûts liés à la formation, l'achat de matériel et de logiciels, ainsi que les coûts de maintenance.


Gain de temps : Externaliser permet à une entreprise de se concentrer sur ses activités principales tandis que des experts s'occupent de la numérisation. Cela peut accélérer le processus et améliorer l'efficacité opérationnelle.


Accès à la technologie de pointe : Les prestataires de services de numérisation peuvent investir dans des technologies de pointe. En externalisant, une entreprise peut avoir accès à ces technologies sans avoir à supporter les coûts initiaux.


Flexibilité : Externaliser offre une plus grande flexibilité en termes de gestion des volumes de travail. Les entreprises peuvent ajuster facilement la capacité en fonction de leurs besoins fluctuants.


Gestion des risques : Les sociétés de services de numérisation sont souvent conscientes des normes de sécurité et de confidentialité. Externaliser à des professionnels peut contribuer à minimiser les risques liés à la gestion des informations sensibles.


Les équipe d'ADOC Solutions vous accompagnent pour gérer la reprise de vos fonds documentaires.


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