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Préparation de vos documents avant numérisation

La numérisation doit préalablement s'accompagner d'une préparation des documents. Généralement, la préparation des documents est associée aux actions d'enlever les reliures, les agrafes, les trombones... Cependant, la préparation des documents peut aussi intégrer une phase préalable de compréhension des contenus pour assurer la granularité de création des fichiers au format électronique. Selon les contenus à dématérialiser, il est pertinent de créer des fichiers distincts par typologie, période... qui pourront faciliter les recherches, les partages... la conservation & l'exploitation.




L'indexation après la numérisation fait référence au processus de création d'index ou de métadonnées pour les documents numérisés. Lorsque des documents physiques sont convertis en format numérique, ils peuvent être stockés dans des formats tels que des fichiers PDF, des images numériques, des fichiers texte...


Cependant, pour faciliter la recherche et la récupération efficaces de ces documents numérisés, il est essentiel de les indexer. L'indexation consiste à extraire des informations clés à partir du contenu du document et à les associer à des métadonnées structurées.


Les métadonnées couramment utilisées pour l'indexation comprennent des informations telles que le titre du document, l'auteur, la date de création, le type de document, les mots-clés pertinents... Ces métadonnées permettent de décrire et de catégoriser le contenu du document, ce qui facilite sa recherche ultérieure. Mais parfois ces données ne sont pas directement présentes dans les documents.


L'indexation peut être réalisée de différentes manières. Dans certains cas, elle peut être effectuée manuellement par nos opérateurs qui lisent le contenu du document numérisé et ajoutent les métadonnées correspondantes. Dans d'autres cas, nos techniques d'indexation automatique (LAD / RAD) sont utilisées, intégrant l'utilisation de logiciels d'OCR (reconnaissance optique de caractères) pour extraire le texte à partir des images numérisées, suivi d'algorithmes de traitement du langage naturel pour analyser et extraire des informations supplémentaires.


Une fois que les documents numérisés sont indexés, il devient plus facile de les rechercher, de les trier et d'y accéder rapidement. Les systèmes de gestion de documents, les bibliothèques numériques et les moteurs de recherche utilisent souvent des index pour permettre aux utilisateurs de trouver rapidement des documents pertinents en fonction de critères spécifiques tels que des mots-clés, des dates, des auteurs... Ces métadonnées ne sont pas toujours contenues dans les documents, l'intervention humaine permet ainsi de les enrichir.




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