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Prestation de numérisation de tous vos documents

La numérisation des archives consiste à convertir des documents, des enregistrements et d'autres types de supports physiques en fichiers numériques. La numérisation, externalisé ou non est une pratique qui vise à préserver, organiser et faciliter l'accès aux informations historiques, culturelles ou administratives contenues dans ces archives.



Voici les principales étapes et objectifs de la numérisation des archives :


Sélection et préparation des documents : Les archives à numériser sont sélectionnées en fonction de leur importance historique, de leur pertinence et de leur état de conservation. Les documents peuvent être des textes, des photographies, des cartes, des enregistrements audio, des vidéos, etc. Ils sont ensuite préparés en éliminant les éléments qui pourraient entraver la numérisation, comme les agrafes, les punaises, etc.


Numérisation : Les documents physiques sont scannés à l'aide de scanners spécialisés. En fonction du type de document, différents types de scanners peuvent être utilisés, comme les scanners plats pour les documents plats, les scanners à alimentation automatique pour les documents en série, et les scanners de haute résolution pour les images détaillées.


Conversion en format numérique : Les données numérisées sont généralement enregistrées sous forme de fichiers image (par exemple, JPEG, TIFF) ou de fichiers texte (par exemple, PDF, DOC). La numérisation peut également inclure la reconnaissance optique de caractères (OCR), qui permet de transformer les textes imprimés en texte éditable, facilitant la recherche et la manipulation ultérieures.


Indexation et métadonnées : Pour faciliter la recherche et la navigation dans les archives numérisées, des métadonnées sont associées à chaque document. Ces métadonnées peuvent inclure des informations telles que le titre du document, l'auteur, la date de création, le lieu, le contexte historique, etc.


Stockage et sauvegarde : Les fichiers numérisés sont stockés sur des serveurs, des disques durs ou d'autres supports de stockage numérique. Il est essentiel de mettre en place des mesures de sauvegarde et de conservation pour éviter la perte de données précieuses en cas de défaillance matérielle ou de catastrophe.


Accessibilité : L'un des principaux avantages de la numérisation des archives est d'améliorer l'accessibilité aux informations. Les utilisateurs peuvent rechercher, consulter et partager les documents numérisés plus facilement que s'ils devaient parcourir des archives physiques. Les archives numérisées peuvent être mises en ligne dans des bases de données, des bibliothèques numériques ou d'autres plateformes dédiées.


Conservation à long terme : La numérisation vise également à préserver les documents originaux en réduisant la manipulation fréquente. Il est important de noter que certains formats numériques peuvent devenir obsolètes au fil du temps. Le choix du format des images est primordial. Une planification minutieuse de la conservation numérique est donc nécessaire pour garantir que les données restent accessibles et lisibles à l'avenir.


La numérisation des archives offre de nombreux avantages en termes de préservation, d'accessibilité et de partage des informations historiques et culturelles, tout en contribuant à la conservation à long terme de ces précieux documents.




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