Comment expliquer les différences de tarifs pour des prestations de numérisation & d'indexation ? Derrière la notion de numérisation, beaucoup de composantes varient et impactent les coûts de prestations. Quels sont les critères à prendre en compte pour évaluer son budget de numérisation ? Comment vous pouvez simplifier vos numérisations et automatiser la saisie de vos données...
La typologie des documents.
En fonction des types de documents, les équipements devront être adaptés.
Par exemple, la numérisation patrimoniale (microfiches, microfilms, livres, plans, cartes, diapositives...) seront numérisés sur des équipements adaptés : scanners de microfilms, scanners de livres, scanners de microfiches, scanners de diapositives...
Le format des documents.
Selon les formats, les outils devront également être adaptés. Les scanners A4, A3, A2, A0... n'offrent pas les mêmes possibilités (taille, vitesse...) pour les numérisations.
La préparation des documents avant collecte.
Les documents qui devront quitter un site, devront faire l'objet d'une préparation (mise en conditionnement, protection...) et surtout d'un inventaire. Cet inventaire permet la traçabilité des documents collectés ou à collecter. Il permet également d'assurer que les flux sortants sont bien conformes (quantités...) aux flux entrants sur le site de numérisation.
Le transport des documents.
Le transport des documents doit faire l'objet d'une attention particulière. Les équipements (véhicules, caisses de conditionnement...) doivent assurer la totale sécurité des fonds documentaires transportés.
La conservation & la protection des documents.
Selon la nature des documents (microformes, livres...) les fonds documentaires doivent être conservés dans des conditions spéciales. L'endroit doit être protégé contre les incendies, les inondations et d'autres risques potentiels. Pour une conservation optimale des archives, il est recommandé de conserver les fonds documentaires à une température comprise entre 16°C et 20°C. Le taux d’humidité préconisé d’une salle d’archives doit être compris entre 45% et 55%. Les accès aux archives doivent être tracés, surveillés, contrôlés.
La préparation des documents avant et après numérisation.
Avant de numériser, il est nécessaire d'avoir une uniformité des pages à capturer. Certains documents reliés devront faire l'objet d'une homogénéisation : retirer les agrafes, les trombones, les reliures. Si physiquement les reliures sont retirés, des intercalaires doivent être insérés pour faciliter la création de fichiers distincts.
Une fois les documents scannés, ils peuvent retrouver leur état d'origine (chemise, classeurs, reliures...). Ces temps doivent être évalués dans le projet global.
L'indexation Manuelle.
Pour faciliter l'exploitation des documents, il est nécessaire de les indexer. Cette indexation consiste à a apporter des qualifications supplémentaires aux fichiers crées : la date, la source, la typologie, l'émetteur... Ces indexes peuvent être contenus au sein même des documents ou dans d'autres fichiers. Même si les documents ont vocation a intégrer une solution de Gestion Documentaire (GED - ECM) il est fortement préconisé de qualifier les fichiers pour éviter les pollutions des recherche par les moteurs de texte intégral. L'indexation peut être manuelle, semi-automatique ou complètement automatique. C'est la forme et le contenu des documents qui permet d'appliquer la technologie d'indexation la plus performante.
L'utilisation de technologies avancées d'Intelligence Artificielle.
Grâce aux technologies d'IA, il est possible d'automatiser la reconnaissance des documents et de s'affranchir de certaines opérations de préparation (utilisation d'intercalaires...) et d'indexation. L'IA va permettre non seulement de qualifier la typologie du document avant d'en extraire les informations pertinentes qui serviront l'indexation. L'exploitation de l'IA en prestation de numérisation et d'indexation doit répondre à une évaluation préalable du ratio coûts vs volume de numérisation.
Le formatage des données et l'intégration dans les Systèmes d'Informations (SI).
Selon les besoins, les données sont structurées pour intégrer le SI des Clients. ce formatage passe par de multiples possibilités : json, xml, altoxml, xlsx, csv, txt...
Mais aussi, les délais de réalisation, le site de production et le site opérationnel de replis...
En fonction de vos documents et de vos besoins, nous réalisons une étude financière complète.
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