ELO Dossier RH Numérique
Digitalisez votre gestion du personnel avec le logiciel ELO Dossiers RH
Le dossier RH électronique vous facilite considérablement la tâche pour ce qui est de la gestion du personnel, et finalement, tout le monde en profite.
Si vous souhaitez protéger les données concernant vos collaborateurs, nous vous recommandons vivement d'utiliser un dossier RH digital.
La dématérialisation des processus métiers dans l’entreprise, la mise en œuvre de workflows et le développement de la GED constituent le socle idéal pour accélérer la transformation digitale de la gestion des ressources humaines. ELO HR Personnel File, la solution RH de la Suite ELO ECM, incarne cette nouvelle approche de la GED appliquée à la gestion du personnel.
Expertes en gestion de contenus d’entreprise, ADOC Solutions et les équipes ELO ont mis au point à travers cette application métier une solution innovante de dématérialisation des dossiers du personnel tirant profit de cet environnement technologique avancé. Celle-ci propose un stockage centralisé et sécurisé des données et des documents, des outils collaboratifs et d’analyse performants, la disponibilité et l’actualisation en temps réel de l’information. Ce module RH est un outil puissant de gestion du parcours entreprise du collaborateur. Il est strictement conforme à la réglementation RGPD.
Qu'il s'agisse des déclarations de maladie ou des attestations de retraite - le service RH est confronté à de nombreux documents papier qui contiennent des données sensibles. Avec ELO HR Personnel File, toutes les données sont enregistrées à un seul et même emplacement. Un atout en termes de sécurité.
Dans le dossier RH digital, toutes les données des collaborateurs sont protégées d'un accès non autorisé et leur dépôt se fait en toute transparence, conformément au RGPD. Les délais qui sont liés à des périodes d'essai ou à des contrats bien précis, peuvent être respectés grâce à une fonction calendrier intégrée et des messages automatisés. Des modèles pour les check-listes facilitent la gestion au quotidien. ELO HR Personnel File vous permet également de créer un organigramme en quelques clics.
Sans charge administrative fastidieuse : la consultation des dossiers RH
Demande
Si un chef de service ou un collaborateur souhaite consulter le dossier, il peut le faire par le biais d'un formulaire.
Validation
Vous obtenez la demande et confirmez ou infirmez la possibilité de consulter les informations.
Consultation
Les documents confidentiels sont retirés du dossier et le demandeur obtient une copie du dossier.
Protection
Les copies sont automatiquement supprimées après un laps de temps prédéfini.
Rapide et simple : les demandes de modifications des collaborateurs
Demande
Un collaborateur a déménagé et fait une demande de modification de son adresse personnelle.
Modification
Le système met les données à disposition afin que le collaborateur puisse effectuer la modification d'adressee.
Validation
Les données sont transférées au service RH et vous validez la requête de mise à jour des données personnelles.
Actualisation
Une fois la validation octroyée, les données d'adresse sont modifiées automatiquement dans le dossier RH.
Les avantages du travail avec ELO Dossiers du Personnel
Une gestion centrale et indépendante du format de tous les documents RH.
Création d'organigrammes et de badges
Appliquer à la lettre le règlement européen sur la protection des données et gérer l'accès aux données
Un travail d'équipe collaboratif digital
Initialisation des processus via smartphone ou tablette
Un intégration simplifiée aux systèmes RH existants
Le tableau de bord de la gestion RH
A tout moment, vous pouvez garder une vision d'ensemble en terme de statuts et d'échéances des dossiers RH de vos collaborateurs :
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Liste des données de base et des échéances de tous vos collaborateurs
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Possibilités de filtrer les collaborateurs selon différentes catégories
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Les plans de paiement sont créés rapidement et vous pouvez surveiller vos flux de paiement
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Grâce au paramétrage des autorisations, vous êtes en mesure de gérer les accès aux données RH
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Affichage de calendrier pour garder un aperçu de toutes les échéances
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En quelques clics, vous pouvez créer des analyses et statistiques
L'organigramme de votre société
Vous pouvez représenter votre structure hiérarchique par le biais d'organigrammes :
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Garder une vue d'ensemble sur la structure de votre société.
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Définir différents niveaux hiérarchiques : entreprise, zone, service et équipes.
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Enregistrez le statut professionnel dans un dossier RH.
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Définir les responsabilités.
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Grâce au paramétrage des autorisations, gérer les différents droits d'accès.
Les fonctions de base de ELO HR Personnel File :
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Concepts d'autorisations et de rôles
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Fonction de chat pour les documents
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Processus de validation
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Accès mobile
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Fonction launchpad pour la consultation des dossiers RH et demandes de modifications
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Création de badges
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Création d'organigrammes
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Tableau de bord avec possibilités de filtrage et affichage des échéances
ELO Dossiers du Personnel fait partie intégrante des ELO Business Solutions
Les Business Solutions sont des solutions logicielles intelligentes permettant de dématérialiser les processus des services clés de votre société. Les packages de solution sont déjà configurés, leur mise en place est donc immédiate; néanmoins, il est possible de les adapter à des exigences individuelles. Les Business Solutions complètent parfaitement ELO ECM Suite et créent les conditions idéales pour la dématérialisation de votre société.
Les bénéfices de la dématérialisation des dossiers du personnel
La dématérialisation des dossiers du personnel, rendue possible grâce à l’intégration des processus métiers spécifiques de la gestion des ressources humaines à la GED, apporte une amélioration considérable à la gestion des données du personnel et des échéances. L’information est immédiatement disponible via une arborescence claire et fonctionnelle. Toutes les données personnelles sont sécurisées (respect des normes RGPD), et lors des processus de workflow, les accès sont restreints en fonction du niveau de confidentialité de l’information et du statut de l’interlocuteur. La solution ELO HR Personnel File est une interface agile entre les RH, le collaborateur et l’entreprise (directions, responsable d’équipe, service de paie…). Elle favorise l’interactivité, fluidifie les échanges en mode self-service (client web ELO) et sécurise les prises de décision en s’appuyant sur un suivi en temps réel des évènements liés au parcours du collaborateur et sur des outils d’analyse paramétrables.
La dématérialisation des dossiers du personnel permet une réduction des coûts de traitement et de validation des dossiers individuels et un gain de temps important dans l’accomplissement de ces tâches. L’intégration de fonctionnalités avancées à la gestion des ressources humaines combinée à la GED simplifie l’automatisation des procédures (gestion des échéances d’entrée/sortie, génération du processus d’entrée, génération de contrat, suivi des évaluations…), la mise à jour en temps réel des données, et assure la traçabilité de tous les flux et évènements. Grâce à la dématérialisation des dossiers du personnel, les ressources humaines sont davantage proactives vis-à-vis des collaborateurs. Elles les accompagnent plus efficacement dans la gestion administrative et sociale de leur parcours au sein de l’entreprise, depuis leur entrée en fonction jusqu’à la destruction des données suite à leur départ.