ELO Dossier RH Numérique
Digitalisez votre gestion du personnel avec le logiciel ELO Dossiers RH
Le dossier RH électronique vous facilite considérablement la tâche pour ce qui est de la gestion du personnel, et finalement, tout le monde en profite.
Si vous souhaitez protéger les données concernant vos collaborateurs, nous vous recommandons vivement d'utiliser un dossier RH digital.
La dématérialisation des processus RH, la mise en place de workflows et l’utilisation de la GED renforcent la transformation digitale de la gestion des ressources humaines. ELO HR Personnel File, la solution RH de la Suite ELO ECM, incarne cette nouvelle approche en facilitant la gestion du personnel.
Grâce à ADOC Solutions et aux équipes ELO, ELO HR Personnel File propose un stockage centralisé et sécurisé des données, des outils collaboratifs performants, et une information toujours à jour et accessible en temps réel. Conformément au RGPD, cette solution simplifie la gestion des dossiers RH tout en garantissant la sécurité des données sensibles, comme les déclarations de maladie ou les attestations de retraite.
ELO HR Personnel File facilite également le respect des délais liés aux contrats et aux périodes d’essai grâce à un calendrier intégré et des messages automatisés. Les modèles de check-listes et la création d’organigrammes en quelques clics optimisent le quotidien RH.
Sans charge administrative fastidieuse : la consultation des dossiers RH
Demande
Si un chef de service ou un collaborateur souhaite consulter le dossier, il peut le faire par le biais d'un formulaire.
Validation
Vous obtenez la demande et confirmez ou infirmez la possibilité de consulter les informations.
Consultation
Les documents confidentiels sont retirés du dossier et le demandeur obtient une copie du dossier.
Protection
Les copies sont automatiquement supprimées après un laps de temps prédéfini.
Rapide et simple : les demandes de modifications des collaborateurs
Demande
Un collaborateur a déménagé et fait une demande de modification de son adresse personnelle.
Modification
Le système met les données à disposition afin que le collaborateur puisse effectuer la modification d'adressee.
Validation
Les données sont transférées au service RH et vous validez la requête de mise à jour des données personnelles.
Actualisation
Une fois la validation octroyée, les données d'adresse sont modifiées automatiquement dans le dossier RH.
Les avantages du travail avec ELO Dossiers du Personnel
Une gestion centrale et indépendante du format de tous les documents RH.
Création d'organigrammes et de badges
Appliquer à la lettre le règlement européen sur la protection des données et gérer l'accès aux données
Un travail d'équipe collaboratif digital
Initialisation des processus via smartphone ou tablette
Un intégration simplifiée aux systèmes RH existants
Le tableau de bord de la gestion RH
A tout moment, vous pouvez garder une vision d'ensemble en terme de statuts et d'échéances des dossiers RH de vos collaborateurs :
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Liste des données de base et des échéances de tous vos collaborateurs
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Possibilités de filtrer les collaborateurs selon différentes catégories
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Les plans de paiement sont créés rapidement et vous pouvez surveiller vos flux de paiement
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Grâce au paramétrage des autorisations, vous êtes en mesure de gérer les accès aux données RH
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Affichage de calendrier pour garder un aperçu de toutes les échéances
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En quelques clics, vous pouvez créer des analyses et statistiques
L'organigramme de votre société
Vous pouvez représenter votre structure hiérarchique par le biais d'organigrammes :
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Garder une vue d'ensemble sur la structure de votre société.
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Définir différents niveaux hiérarchiques : entreprise, zone, service et équipes.
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Enregistrez le statut professionnel dans un dossier RH.
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Définir les responsabilités.
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Grâce au paramétrage des autorisations, gérer les différents droits d'accès.
Les fonctions de base de ELO HR Personnel File :
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Concepts d'autorisations et de rôles
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Fonction de chat pour les documents
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Processus de validation
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Accès mobile
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Fonction launchpad pour la consultation des dossiers RH et demandes de modifications
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Création de badges
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Création d'organigrammes
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Tableau de bord avec possibilités de filtrage et affichage des échéances
ELO Dossiers du Personnel fait partie intégrante des ELO Business Solutions
Les Business Solutions sont des solutions logicielles intelligentes permettant de dématérialiser les processus des services clés de votre société. Les packages de solution sont déjà configurés, leur mise en place est donc immédiate; néanmoins, il est possible de les adapter à des exigences individuelles. Les Business Solutions complètent parfaitement ELO ECM Suite et créent les conditions idéales pour la dématérialisation de votre société.
Les bénéfices de la dématérialisation des dossiers du personnel
La dématérialisation des dossiers du personnel, en intégrant les processus RH à la GED, transforme la gestion des données et des échéances du personnel. L’information est accessible via une arborescence claire et fonctionnelle, garantissant la sécurité des données personnelles conformément au RGPD. Grâce à ELO HR Personnel File, les RH, le collaborateur et les différents services (directions, responsables d’équipe, service de paie) bénéficient d’une interface agile qui favorise l’interactivité et fluidifie les échanges en mode self-service via le client web ELO.
Cette solution sécurise les décisions grâce à un suivi en temps réel des événements liés au parcours du collaborateur et des outils d’analyse paramétrables. La dématérialisation réduit les coûts de traitement et de validation des dossiers individuels tout en optimisant la gestion des échéances (entrée, sortie, contrats, évaluations).
Les RH deviennent plus proactives, accompagnant les collaborateurs tout au long de leur parcours au sein de l’entreprise, de l’entrée en fonction jusqu’à la destruction des données après leur départ.