BPO - Business Process Outsourcing
Les équipes d'ADOC Solutions vous apportent un service quotidien pour suppléer vos équipes.
Service Bureau et Prestations de numérisation
ADOC Solutions propose son service bureau pour le traitement documentaire, couvrant des missions de numérisation pour l’archivage électronique et la reconnaissance de contenu.
Les prestations ne se limitent pas à la simple numérisation, mais incluent la gestion complète des documents : prise en charge, préparation, numérisation, indexation et restitution. ADOC Solutions applique une méthodologie rigoureuse pour garantir un traitement documentaire efficace.
Une fois les traitements réalisés, les documents peuvent être restitués ou détruits selon les exigences initiales.
Grâce à ses solutions cloud, ADOC Solutions offre des services hybrides, permettant de dissocier physiquement les phases de numérisation, indexation et classement tout en garantissant une gestion fluide et efficace.
Prise en charge des documents
Tout projet de numérisation commence par une phase de collecte et de prise en charge des documents. ADOC Solutions, grâce à ses collaborateurs expérimentés, effectue une première phase d'inventaire pour garantir la gestion efficace des volumes documentaires.
Préparation des documents
Selon la nature des documents, une préparation préalable est nécessaire pour homogénéiser et faciliter la numérisation en masse. Les documents sont mis à plat, et toutes les reliures (agrafes, trombones, etc.) sont retirées. Des intercalaires sont également insérés pour simplifier la remise en forme après numérisation.
Numérisation des documents
Une fois les documents homogénéisés, les équipes effectuent la numérisation via des scanners de production dédiés, garantissant une fiabilité optimale de l’image. Des traitements d’optimisation des images sont appliqués durant la numérisation pour maximiser leur exploitation.
Et après la numérisation ?
Une fois la numérisation (et les autres prestations associées) réalisée, plusieurs scénarios sont déroulés pour les supports originaux.
Ces dispositions sont spécifiques, par projet et selon les obligations légales relatives aux
documents concernés :
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Remise en forme des documents selon les assemblages d'origine,
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Archivage physique des documents,
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Destruction des documents,
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Inventaire de sortie,
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Restitution des documents,

Et les images ?
Après la numérisation, plusieurs traitements peuvent être opérés sur les fichiers :
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Compression des fichiers pdf : (permet de réduire de plus de 20 fois la taille des fichiers pdf, sans altérer la qualité de consultation et d'impression),
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Transformation OCR : traitement par un serveur OCR pour offrir au sein même du fichier pdf, la couche texte du document,
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Indexation simple : classement des documents dans des dossiers et nommage des fichiers selon les règles définies,
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Indexation complète : classement des documents avec une association de fichiers d'indexes (csv, xml…) selon les règles définies,
Les phases d'indexation peuvent être manuelles ou automatiques selon les documents à traiter. Certains traitements font l'objet d'une indexation pré-numérisation (technologies de LAD / RAD avec des gabarits développés par ADOC Solutions), réduisant les temps de saisie informatique.
Extraction des données
Une fois les documents numérisés, les données peuvent être extraites :
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Cases à cocher,
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Données dactylographiées,
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Données Manuscrites (commentaires...),
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Codes à Barres,
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Images,
-
…

Des Prestations de Qualité
Un contrôle qualité est réalisé pour chaque prestation :
-
Sur la base d’échantillonnage, les images et les indexes sont contrôlés,
-
Des règles Métiers sont appliquées sur les métadonnées pour simplifier les actions d'indexation,
Les images sont numérisées avec les derniers outils (Logiciels & Matériels) technologiques avec les options suivantes :
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Numérisation 300 dpi,
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Cadrage automatique selon les formats,
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suppression des pages blanches avec gestion de paraphes de pages vierges,
-
Traçabilité des actions faites par les utilisateurs (notion importante pour le RGPD)
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Détection de double prise papier par ultra-sons, garantissant qu’aucun document n’aura son équivalent numérique exact après la numérisation (également important pour le RGPD)
-
…
ADOC Solutions apporte une véritable valeur ajoutée dans les prestations de numérisation, indexation, classement... grâce à son ADN technologique (éditeur, intégrateur). Dans toutes les prestations que nous réalisons, nous priorisons l'automatisation des processus d'extraction des données et la création d'interfaces pour simplifier l'intégration des métadonnées au format XML (METS, EAD...).
Quels sont les natures de documents traités ?
ADOC Solutions numérise des documents depuis plus de 25 ans.
L’expertise développée, par ADOC Solutions, est variée dans les différents supports. Nos réalisations respectent des cahiers des charges précis qui s’inscrivent dans notre démarche Qualité.
Numérisation de documents patrimoniaux :
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microfiches,
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microfilms,
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Affiches,
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Catalogues d'exposition,
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Liasses et feuilles volantes,
Numérisation de documents :
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Numérisation du courrier entrant (réception, ouverture, mise à disposition),
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Numérisation de photos,
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Numérisation de dossiers Clients, Etudiants, Patients,
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Numérisation des dossiers des locataires,
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Numérisation de magazines,
- Numérisation de plans,
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Numérisation de questionnaires,
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Numérisation de formulaires,
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Numérisation de factures,
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Numérisation de bons de commandes, bons de livraison,
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Numérisation de contrats,
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Numérisation des PV - avis de contravention,
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Numérisation de bulletins de votes pour les élections,
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Numérisation de bulletins de payes,
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Numérisation des enquêtes de ressources (OPS - SLS),
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Numérisation et Gestion des Attestations d'assurance,
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Numérisation des pouvoirs pour les assemblées générales,
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Numérisation de copies exécutoires,
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Numérisation de dossiers bancaires : crédits, succession, recouvrement, contentieux,
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Quels sont les formats post numérisation ?
En fonction des attentes (typologie des documents...), ADOC Solutions propose les format adaptés à l'exploitation des documents et des données.
Pour les documents :
PDF (avec ou sans OCR) - Tiff - jpeg...
Pour les données :
Csv - Txt - Xls - Alto Xml - bases de données...