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BPO - Business Process Outsourcing

Les équipes d'ADOC Solutions vous apportent un service quotidien pour suppléer vos équipes. 

Service Bureau et Prestations de numérisation

ADOC Solutions propose son service bureau pour vos besoins de traitements documentaires. Les missions du services bureau couvrent des besoins de numérisation pour l'archivage électronique, mais également des besoins de reconnaissance de contenu.

Les missions d'ADOC Solutions sur la prestation de numérisation ne se limitent pas à la seule étape de numérisation.

En effet, le service bureau couvre toutes les attentes (prise en charge des documents, préparation, numérisation, indexation, restitution…) et apporte une méthodologie au traitement documentaire.

Une fois les traitements effectués, les documents peuvent être restitués ou détruits… en fonction des attentes initialement communiquées.

 

ADOC Solutions, grâce à ses solutions en mode cloud permet la mise en place de services hybrides, où les phases de numérisation, indexation, classement… peuvent être physiquement dissociées.

Porter une boîte

Prise en charge des documents

Tout projet de prestation de numérisation de documents commence par une phase de collecte et de prise en charge des documents. ADOC Solutions, par ses collaborateurs expérimentés, réalise une première phase d'inventaire avant la prise en charge. Cette étape essentielle garantie les volumes des documents pris en charge.

Bureau de travail

Préparation des documents

Selon la nature des documents, une préparation préalable est à réaliser. Cette phase consiste à homogénéiser les documents pour permettre une numérisation de masse. Les documents sont ainsi mis à plat, toutes les reliures sont retirées : agrafes, trombones…Des intercalaires sont insérés pour faciliter la remise en forme post numérisation.

Photographe vérifiant des photos

Numérisation des documents

Une fois les documents homogènes, les équipes réalisent la numérisation. Toutes les pages font l'objet d'un passage par un scanner de production. Les outils de numérisation, dédiés, assure une parfaite fiabilité dans la création des images. Des traitements d'images spécifiques sont réalisés à la numérisation, pour en optimiser l'exploitation.

Et après la numérisation ?

Une fois la numérisation (et les autres prestations associées) réalisée, plusieurs scénarios sont déroulés pour les supports originaux.

 

Ces dispositions sont spécifiques, par projet et selon les obligations légales relatives aux

documents concernés :

  • Remise en forme des documents selon les assemblages d'origine,

  • Archivage physique des documents,

  • Destruction des documents,

  • Inventaire de sortie,

  • Restitution des documents,

Et les images ?

Après la numérisation, plusieurs traitements peuvent être opérés sur les fichiers :

  • Compression des fichiers pdf : (permet de réduire de plus de 20 fois la taille des fichiers pdf, sans altérer la qualité de consultation et d'impression),

  • Transformation OCR : traitement par un serveur OCR pour offrir au sein même du fichier pdf, la couche texte du document,

  • Indexation simple : classement des documents dans des dossiers et nommage des fichiers selon les règles définies,

  • Indexation complète : classement des documents avec une association de fichiers d'indexes (csv, xml…) selon les règles définies,

 

Les phases d'indexation peuvent être manuelles ou automatiques selon les documents à traiter. Certains traitements font l'objet d'une indexation pré-numérisation (technologies de LAD / RAD avec des gabarits développés par ADOC Solutions), réduisant les temps de saisie informatique.

Extraction des données

Une fois les documents numérisés, les données peuvent être extraites :

  • Cases à cocher,

  • Données dactylographiées,

  • Données Manuscrites (commentaires...),

  • Codes à Barres,

  • Images,

Des Prestations de Qualité

Un contrôle qualité est réalisé pour chaque prestation :

  • Sur la base d’échantillonnage, les images et les indexes sont contrôlés,

  • Des règles Métiers sont appliquées sur les métadonnées pour simplifier les actions d'indexation,

 

Les images sont numérisées avec les derniers outils (Logiciels & Matériels) technologiques avec les options suivantes :

  • Numérisation 300 dpi,

  • Cadrage automatique selon les formats,

  • suppression des pages blanches avec gestion de paraphes de pages vierges,

  • Traçabilité des actions faites par les utilisateurs (notion importante pour le RGPD)

  • Détection de double prise papier par ultra-sons, garantissant qu’aucun document n’aura son équivalent numérique exact après la numérisation (également important pour le RGPD)

ADOC Solutions apporte une véritable valeur ajoutée dans les prestations de numérisation, indexation, classement... grâce à son ADN technologique (éditeur, intégrateur). Dans toutes les prestations que nous réalisons, nous priorisons l'automatisation des processus d'extraction des données et la création d'interfaces pour  simplifier l'intégration des métadonnées au format XML (METS, EAD...). 

Quels sont les natures de documents traités ?

ADOC Solutions numérise des documents depuis plus de 25 ans.

L’expertise développée, par ADOC Solutions, est variée dans les différents supports. Nos réalisations respectent des cahiers des charges précis qui s’inscrivent dans notre démarche Qualité.

Numérisation de documents patrimoniaux :

  • Microformes :

    • microfiches,

    • microfilms,

  • Livres,

  • Diapositives,

  • Cartes postales, 

  • Registres, 

  • Affiches,

  • Catalogues d'exposition,

  • Liasses et feuilles volantes,

 
Numérisation de documents : 

  • Numérisation du courrier entrant (réception, ouverture, mise à disposition),

  • Numérisation de photos,

  • Numérisation de dossiers Clients, Etudiants, Patients,

  • Numérisation des dossiers des locataires,

  • Numérisation de magazines,

  • Numérisation de plans,
  • Numérisation de questionnaires,

  • Numérisation de formulaires,

  • Numérisation de factures,

  • Numérisation de bons de commandes, bons de livraison,

  • Numérisation de contrats,

  • Numérisation des PV - avis de contravention,

  • Numérisation de bulletins de votes pour les élections,

  • Numérisation de bulletins de payes, 

  • Numérisation des enquêtes de ressources (OPS - SLS),

  • Numérisation des pouvoirs pour les assemblées générales,

  • Numérisation de copies exécutoires, 

  • Numérisation de dossiers bancaires : crédits, succession, recouvrement, contentieux,

  • ...

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Microfilms

Quels sont les formats post numérisation ?

En fonction des attentes (typologie des documents...), ADOC Solutions propose les format adaptés à l'exploitation des documents et des données.

Pour les documents : 

PDF (avec ou sans OCR) - Tiff - jpeg... 

Pour les données : 

Csv - Txt - Xls  - Alto Xml - bases de données...

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