Foire Aux Questions

ADOC Solutions dispose de plusieurs locaux selon les zones. Pour la zone EMEA, ADOC Solutions est implanté à Bouguenais (44) France. Pour la zone AMERIQUES, ADOC Solutions est implanté à Miami (FL) USA

Nos métiers

ADOC Solutions travaille dans différentes pays pour ses clients. Pour la zone EMEA : France, Espagne, Suisse, Belgique, Maroc, Qatar Pour la zone AMERIQUES : USA

ADOC Solutions est une entreprise française (implantée en France et aux USA) spécialisée dans les solutions de dématérialisation et de gestion de documents. Fondée en 1996, elle propose des solutions et des services pour : la numérisation, la capture (LAD - RAD), le traitement, l'archivage, la gestion de documents électroniques (ECM), la signature électronique, la robotisation des processus (RPA), l'intelligence artificielle (IA)... pour les entreprises et les organisations. ADOC Solutions réalise également de nombreuses prestations de services (BPO) : numérisation de documents, de livres, de microfiches, de microfilms, de plans, de registres, d'affiches...

L'ECM est bien plus qu'un simple archivage de documents et d'informations : D'une part, c'est la possibilité de travailler efficacement avec des documents "vivants" dans un système centralisé. D'autre part, cela vous permet de retrouver des documents, données et informations via la recherche plein texte, puis de les associer à des processus et d'automatiser des workflows. En entreprise, l'Enterprise Content Management est le cœur du système d’information. Il communique avec tous les systèmes tiers, permet de dématérialiser les processus dans les différents services et proposent des extensions techniques pour répondre à tous les besoins. En bref, l'ECM est un système de gestion de l'information intelligent.

La phase d'OCR est la première des étapes qui permet la compréhension des documents. Souvent associée à la simple transformation des documents images en format bureautique (Word, Excel…), on oublie que l'OCR est également une composante clé lors des phases de numérisation (rotation automatique des documents) d'identification de contenu (analyse préalable aux techniques de reconnaissance automatique).

Pour faciliter les phases d'instruction automatique des documents, dans le circuit documentaire (Workflow), la technologie de LAD / RAD est utilisée. Cette technique, permet, à partir de modèles (documents structurés, documents semi-structurés, documents non-structurés…) d'identifier le contenu (phase de RAD) et d'en extraire le contenu selon les règles paramétrées. Ce moteur de LAD / RAD déclenche les premières règles d'Intelligence Artificielle dans le processus de gestion de l'organisation : circuits de validation spécifiques selon les contenus (validation de factures…) ; règles de communication selon la complétude des dossiers (dossier bancaire…)… La capture permet collecter les données (Big DATA) et de les structurer.

Le document management (gestion de documents en français) est l'ensemble des processus, des outils et des techniques utilisés pour créer, stocker, organiser, protéger, partager et retrouver des documents électroniques et physiques au sein d'une organisation. Le document management permet de gérer efficacement les documents tout au long de leur cycle de vie, de leur création à leur archivage ou leur destruction, en passant par leur modification, leur validation et leur diffusion. Il permet également de garantir la sécurité et la confidentialité des informations contenues dans les documents en limitant l'accès aux personnes autorisées. Les systèmes de gestion de documents électroniques (GED - ECM) sont des exemples de solutions de document management. Ils permettent de numériser les documents physiques, de les stocker dans une base de données, d'y accéder en ligne, de les partager et de les modifier simultanément par plusieurs utilisateurs autorisés. Les GED permettent également de rechercher et de retrouver rapidement les documents grâce à des fonctionnalités de recherche avancée et de gestion des métadonnées.

La capture de données (ou "data capture" en anglais) est le processus de collecte et d'enregistrement de données à partir de différentes sources. Les données peuvent être capturées à partir de sources physiques ou numériques, telles que des formulaires papier, des fichiers électroniques, des appareils de mesure, des scanners de codes-barres, des caméras de surveillance, des capteurs IoT, des réseaux sociaux, des sites web... La capture de données peut être effectuée manuellement ou automatiquement à l'aide de technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), la reconnaissance de formes, la reconnaissance de codes barres (OBR) la reconnaissance de voix, l'apprentissage automatique, l'analyse sémantique... Une fois les données capturées, elles sont généralement stockées dans une base de données ou un système de gestion de contenu pour permettre leur traitement, leur analyse et leur utilisation ultérieure. La capture de données est souvent utilisée dans le cadre de projets d'analyse de données, d'automatisation de processus métier, de gestion de l'information, de suivi de la conformité réglementaire...

L'OBR - Optical Barcode Recognition (reconnaissance optique de codes-barres en français) est une technique utilisée pour lire et interpréter des codes-barres à partir d'une image numérisée. Les codes-barres sont des symboles qui représentent des informations sous forme de lignes et d'espaces de différentes largeurs et épaisseurs. L'OBR utilise des algorithmes de traitement d'images pour détecter les lignes et les espaces qui composent le code-barres dans une image numérisée. Une fois que les lignes et les espaces sont identifiés, les algorithmes convertissent ces informations en données numériques, qui peuvent être utilisées pour identifier le produit ou l'article associé au code-barres. L'OBR recognition est largement utilisé dans les applications de suivi et de gestion de l'inventaire, de la logistique, du commerce électronique, de la distribution de produits, et de nombreux autres domaines. Cette technologie permet d'automatiser la saisie de données, d'augmenter l'efficacité et la précision de la gestion de l'inventaire, de réduire les erreurs humaines et d'améliorer la satisfaction des clients.

L'ICR (Intelligent Character Recognition) est une technologie de reconnaissance de caractères qui utilise des algorithmes d'intelligence artificielle pour reconnaître et interpréter les caractères manuscrits ou imprimés de manière similaire à la façon dont le fait un humain. Contrairement à la reconnaissance optique de caractères (OCR) qui est conçue pour reconnaître uniquement les caractères imprimés, l'ICR est conçue pour reconnaître à la fois les caractères imprimés et manuscrits. L'ICR est également capable de reconnaître les styles d'écriture individuels et de s'adapter à la variation de la qualité des images numérisées. L'ICR est utilisée dans de nombreuses applications, telles que la numérisation de documents, la reconnaissance de chèques bancaires, la reconnaissance de formulaires, la saisie de données, la transcription de textes manuscrits... L'ICR permet de réduire les coûts et les erreurs associées à la saisie manuelle de données, d'automatiser les processus de traitement des données, et d'améliorer la vitesse et l'efficacité des opérations de traitement de données.

La dématérialisation est le processus de conversion des documents et des informations en format papier en format numérique. Elle implique la numérisation des documents et la conversion de leur contenu en données électroniques stockées dans un système informatique. La dématérialisation permet de réduire ou d'éliminer complètement l'utilisation de documents papier dans les processus métiers. Cela peut inclure la numérisation de factures, de contrats, de fiches de paie, de bulletins d'information, de rapports, de dossiers de patients, et de nombreux autres types de documents. Une fois numérisés, ces documents peuvent être stockés électroniquement dans des systèmes de gestion de contenu ou des archives électroniques. La dématérialisation offre de nombreux avantages, notamment la réduction des coûts de stockage et de manipulation des documents physiques, la réduction des coûts liés à la gestion des archives, l'amélioration de l'efficacité et de la productivité des processus métiers, la réduction des erreurs et des retards, et l'amélioration de l'accessibilité et de la sécurité des informations. La dématérialisation est souvent utilisée dans les organisations gouvernementales, les entreprises, les établissements de santé, les institutions financières et d'autres organisations qui doivent gérer et traiter de grandes quantités de documents.

Le choix entre un scanner et un photocopieur (MFP), appelé aussi multifonctions, dépend de l'objectif de numérisation. Si la finalité est de numériser des documents de manière à ce qu'ils soient facilement accessibles et stockables sous forme électronique, alors un scanner est le choix approprié. Si l'objectif est de faire une copie papier d'un document existant, alors un photocopieur est le choix approprié. Les scanners sont spécialement conçus pour numériser des documents, des images et d'autres supports, et offrent des fonctionnalités avancées telles que la numérisation recto-verso, la détection des doubles (pour éviter que 2 pages ne soient prises en même temps) la reconnaissance de texte et la numérisation en haute résolution. Les scanners sont également conçus pour gérer des volumes élevés de numérisation. Les photocopieurs, d'autre part, sont conçus pour produire des copies papier de documents existants. Bien qu'ils puissent également numériser des documents, ils ne sont généralement pas équipés des mêmes fonctionnalités avancées que les scanners. Si la qualité de numérisation peut être inférieure, le photocopieur peut présenter un risque dans la bonne prise des documents (pas de capteurs / détecteur de double entrée). Ainsi il peut "avaler" plusieurs pages en même temps, sans alerter l'opérateur et de fait altérer la conformité image papier & image électronique. En fin de compte, si l'objectif est de numériser des documents pour un stockage électronique, un scanner est le meilleur choix en raison de sa capacité à produire des images de haute qualité et à gérer des volumes élevés de numérisation. Si l'objectif est simplement de faire une copie papier d'un document existant, un photocopieur peut être le choix le plus approprié.

La GED (Gestion Électronique de Documents) et l'ECM (Enterprise Content Management) sont deux concepts différents bien qu'ils soient liés et parfois utilisés de manière interchangeable. La GED se concentre principalement sur la gestion électronique des documents. Elle permet de capturer, stocker, organiser et retrouver des documents électroniques tels que des fichiers PDF, des documents Word, des images, etc. Elle permet également de gérer les flux de travail et de versionner les documents. La GED vise à réduire le papier et à rationaliser les processus métiers en automatisant la gestion de documents électroniques. L'ECM, quant à elle, est un concept plus large qui englobe la GED et d'autres technologies telles que la gestion de contenus web, la gestion des archives, la gestion de courriers électroniques, la gestion des processus métiers, etc. L'ECM est une stratégie globale de gestion de l'information qui vise à optimiser l'ensemble des processus liés à l'information de l'entreprise, quelle que soit leur forme (papier ou électronique), leur origine ou leur destination. L'ECM vise à améliorer l'efficacité et la productivité de l'entreprise en permettant une gestion plus rapide et plus efficace de l'ensemble des informations de l'entreprise. En somme, la GED est une partie de l'ECM qui se concentre sur la gestion des documents électroniques, tandis que l'ECM est une approche globale de gestion de l'information qui inclut la gestion des documents électroniques, mais également d'autres types d'informations et de contenus.

Le versionnage / versioning de fichiers est le processus de suivi des modifications apportées à un fichier au fil du temps (le fait de créer des versions). Chaque fois qu'un fichier est modifié, une nouvelle version est créée et enregistrée. Le versionnage de fichiers est souvent utilisé dans les systèmes de gestion de documents et les systèmes de contrôle de version pour gérer les modifications apportées à des documents et pour conserver un historique des versions précédentes. Le versionnage de fichiers permet de suivre les modifications apportées à un document, de savoir qui a apporté les modifications et quand elles ont été apportées. Cela facilite la collaboration et permet de restaurer des versions précédentes en cas de besoin. Lorsqu'un fichier est versionné, chaque version est généralement associée à un numéro de version ou à un code de révision. Les fichiers peuvent être sauvegardés automatiquement à chaque modification, ou les utilisateurs peuvent choisir de créer manuellement une nouvelle version lorsqu'ils effectuent des modifications importantes. Le versionnage de fichiers est couramment utilisé dans les environnements de développement de logiciels pour suivre les modifications de code source, mais il est également utilisé dans d'autres domaines tels que la gestion de projets, la gestion de documents, la conception graphique et bien d'autres.

La dématérialisation des factures est le processus de conversion des factures papier en factures électroniques (ou e-factures). Elle consiste à éliminer les processus manuels et papier liés à la facturation en automatisant le flux de facturation, de la création à l'envoi et jusqu'au paiement. Les factures électroniques sont des documents structurés sous un format électronique (PDF, XML, EDI) qui peuvent être générés et envoyés via des systèmes informatiques tels que des logiciels de facturation, des portails de fournisseurs, des services de courrier électronique ou des plateformes de facturation en ligne. La dématérialisation des factures présente plusieurs avantages : Réduction des coûts : l'envoi et la réception de factures électroniques sont plus rapides, moins coûteux et moins sujets aux erreurs que les factures papier, ce qui permet de réduire les coûts d'impression, d'affranchissement, de gestion et de stockage. Amélioration de la productivité : la dématérialisation des factures permet d'automatiser les processus de facturation, réduisant ainsi la charge de travail administrative liée à la facturation. Sécurité accrue : les factures électroniques sont stockées dans des serveurs sécurisés, garantissant ainsi la confidentialité des données et réduisant les risques de perte ou de vol des documents papier. Respect de la réglementation : la dématérialisation des factures est souvent encouragée ou exigée par les autorités fiscales pour garantir la traçabilité et la sécurité des transactions commerciales. En somme, la dématérialisation des factures offre une alternative plus pratique et plus efficace à la facturation papier traditionnelle.

RPA (Robotic Process Automation) est une technologie qui permet d'automatiser les processus métier en utilisant des robots logiciels pour effectuer des tâches répétitives, manuelles et chronophages. Les robots logiciels sont des programmes informatiques qui imitent les actions humaines dans un système informatique en utilisant des interfaces utilisateur (UI) ou des interfaces de programmation d'application (API). Le RPA permet aux entreprises d'automatiser les tâches qui étaient auparavant effectuées manuellement par les employés, telles que la saisie de données, la vérification de la conformité, le traitement des factures, le traitement des paiements, la gestion de la relation client (CRM) et la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Les avantages du RPA sont nombreux, notamment : Une amélioration de l'efficacité opérationnelle : en réduisant les tâches manuelles, le RPA permet aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la gestion des relations avec les clients ou l'analyse des données. Une réduction des coûts : le RPA permet de réduire les coûts opérationnels en automatisant les tâches qui étaient auparavant effectuées par les employés. Une amélioration de la qualité : en éliminant les erreurs humaines, le RPA peut améliorer la qualité des processus métier. Une rapidité accrue : le RPA permet de réaliser des tâches en quelques minutes ou heures, là où il fallait auparavant plusieurs jours ou semaines. En somme, le RPA permet aux entreprises de gagner en efficacité, en qualité et en rapidité en automatisant les processus métier.

L'Intelligence Artificielle (IA) est un domaine de l'informatique qui se concentre sur la création de machines intelligentes capables de réaliser des tâches qui nécessitent normalement l'intelligence humaine. L'IA implique la création de modèles de données, d'algorithmes et de systèmes informatiques qui peuvent traiter des données complexes, apprendre à partir de ces données et prendre des décisions en fonction de ces connaissances. Les modèles de données et les algorithmes d'IA sont généralement conçus pour imiter ou reproduire les processus cognitifs humains, tels que la perception, le raisonnement, la reconnaissance de la parole et du langage, la prise de décision... Il existe plusieurs types d'IA, notamment : L'apprentissage automatique (Machine Learning) : qui permet aux ordinateurs d'apprendre à partir de données sans être explicitement programmés. Les algorithmes d'apprentissage automatique permettent aux machines de s'améliorer en apprenant de nouvelles données sans être reprogrammées. Le traitement du langage naturel (Natural Language Processing) : qui permet aux ordinateurs de comprendre et d'interpréter le langage humain, en utilisant des techniques de reconnaissance vocale, d'analyse sémantique et de compréhension du contexte. La vision par ordinateur (Computer Vision) : qui permet aux ordinateurs de comprendre et d'interpréter les images et les vidéos en utilisant des techniques de reconnaissance d'objets, de détection de mouvement et d'analyse d'image. L'IA est largement utilisée dans de nombreux domaines, tels que la santé, la finance, la fabrication, la logistique, l'éducation et la recherche scientifique. Les applications de l'IA comprennent la reconnaissance faciale, la recommandation de produits, l'analyse de données, la détection de fraudes, la surveillance de la sécurité et la prise de décision automatisée.

Un microfilm est un support de stockage d'images ou de textes réduits à une taille très petite. Il s'agit d'un film photographique qui enregistre des images de documents sur une échelle réduite. Les images sont créées en photographiant les documents originaux à l'aide d'un appareil photo spécialisé appelé "microfilm". Le microfilm est un moyen efficace de stocker de grandes quantités de documents en prenant très peu d'espace physique. Il est souvent utilisé pour stocker des archives, des bibliothèques et des collections de documents historiques. Les microfilms peuvent être lus à l'aide d'un appareil appelé "lecteur de microfilm" qui projette l'image agrandie du microfilm sur un écran ou qui utilise une loupe spéciale pour lire les images agrandies. Bien que le microfilm soit de moins en moins utilisé aujourd'hui en raison du développement de technologies de stockage numérique plus avancées, il reste un moyen fiable de stocker des documents importants à long terme.

Une microfiche est un support de stockage d'images ou de textes, similaire au microfilm, mais qui est plus petit et plus plat. Il s'agit d'une petite feuille de film photographique qui enregistre des images de documents sur une échelle réduite. Les images sont créées en photographiant les documents originaux à l'aide d'un appareil photo spécialisé appelé "microficheur". La microfiche a été largement utilisée comme moyen de stockage de documents et d'archives dans les bibliothèques, les musées, les entreprises et les institutions gouvernementales. Les microfiches sont souvent stockées dans des boîtes spéciales appelées "cartons à microfiches" pour une conservation à long terme. Les microfiches sont souvent lues à l'aide d'un appareil appelé "lecteur de microfiche" qui projette l'image agrandie de la microfiche sur un écran ou qui utilise une loupe spéciale pour lire les images agrandies. Cependant, comme avec le microfilm, la microfiche est aujourd'hui moins utilisée en raison du développement de technologies de stockage numérique plus avancées.