ELO Invoices
La gestion numérique de toutes vos factures.
ELO BS Invoice : la dématérialisation et le circuit de validation des factures fournisseurs.
Chaque entreprise traite des factures à payer, souvent gérées sur papier avec du temps consacré à leur saisie comptable. Avec la Business Solution Invoice, passez à la dématérialisation et optimisez vos processus.
La solution inclut un circuit de validation et d’approbation des factures fournisseurs, avec l’extraction automatique des informations essentielles.
Le workflow contrôle, valide et appose le bon à payer sur les factures tout en mettant à jour automatiquement votre comptabilité. Tous les documents sont accessibles via la GED ELO, avec un puissant module de recherche pour les retrouver facilement.
Les contrôles automatiques du module sont standard et ajustables selon vos besoins.
Les données de vos applications métier (fournisseurs, commandes, comptes comptables) sont synchronisées automatiquement avec la plateforme ELO.
La solution gère en standard :
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Factures internationales et multi-devises
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Rapprochement avec commandes et livraisons
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Gestion des avoirs
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Séparation automatique des factures multi-pages
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Gestion des délais de paiement
De plus la Business Solution Invoice intègre un tableau de bord de suivi des factures qui permet de voir en temps réel l’état d’avancement de vos factures dans le workflow.
Aperçu des fonctionnalités
Le tableau de bord des factures entrantes
Le tableau de bord vous permet de garder un aperçu de toutes vos factures :
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surveillance de toutes les factures,
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statut actuel et informations détaillées des factures,
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possibilité de filtrage et d’affichage des documents urgents,
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respect des échéances grâce à des systèmes d’alerte,
L’affichage de formulaire
Les formulaires sont une aide précieuse dans les processus de validation des factures :
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les données capturées automatiquement peuvent être complétées ou modifiées manuellement,
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un excellent aperçu grâce à différents éléments de formulaire
Le fil d’actualité ELO
Le fil d’actualité ELO est un outil qui permet l’échange d’informations sur un document, sous forme de commentaires, qui permet notamment :
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une communication simple entre collaborateurs
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un aperçu clair des modifications
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une création d’articles rattaché à un document particulier
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de mentionner des collaborateurs dans un commentaire
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de créer une référence visible vers une entrée
Gestion de factures Digitales
Optimisez votre gestion des factures avec notre Business Solution ELO Invoice.
Qu’il s’agisse de factures électroniques, papier ou PDF, notre solution traite tous types de factures de manière efficace et à moindre coût, en automatisant la capture, la vérification et la validation. L’intégration avec les systèmes ERP garantit un traitement fluide et rapide.
Avec ELO Invoice, gérez vos factures entrantes via un tableau de bord centralisé, offrant une visibilité complète et facilitant le suivi. La solution supporte de nombreux formats tels que Factur-X, PDF, EDI, et extrait automatiquement les informations essentielles.
Vos avantages
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Un traitement des factures entrantes multi-format, rapide et efficace.
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Une validation des factures plus réactive.
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Une visualisation claire du processus de traitement
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Intégration de notions analytiques (objet, centre de coûts…)
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Une visualisation de toutes les informations pertinentes
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Des processus documentés de toutes les étapes du workflow
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Un enregistrement intelligent de la correspondance
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Des fonctions collaborative pour un partage d’information.
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Une meilleure prise en compte des remises et escomptes
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Une gestion de la trésorerie optimisée grâce à un traitement plus rapide
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Une réduction des coûts et une meilleure qualité de traitement
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Suivi des dépenses et de la trésorerie facilité
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Intégration dans tous les systèmes ERP courants
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Les factures peuvent être traitées avec ou sans référence commande
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Gestion automatique des devises étrangères
Les étapes de la gestion des factures entrantes avec ELO
Le traitement
La prise en charge de tous processus individuels
Les processus de traitement des factures entrantes sont différents dans chaque entreprise. La solution ELO s’adapte à tous vos processus, que vos factures entrantes soient numérisées par un service central ou par la comptabilité ou encore sous une forme externalisée.
Dépôt des factures
Une fois les factures numérisées déposées dans la boîte de réception, le processus de traitement automatisé est lancé. Les factures seront ensuite automatiquement classées et archivées dans les dossiers ELO, selon les règles de classement et d’emplacement définis dans la configuration et en accord avec vos besoins.
Sans distinction de format et de canal de réception
Avec ELO, toutes les factures entrantes peuvent être traitées de façon automatisée. Que ces factures soient au format papier ou sous forme numérique, qu’elles arrivent en tant que pièces jointes ou par courrier : ELO est en mesure de gérer tous types de scénarios de traitement de factures.
Prise en compte des devises étrangères
Il est fréquent que les processus nécessitent une actualisation régulière des taux de change. La solution ELO est multi devises et s’appuie sur des données actualisées quotidiennement par la BCE. Ainsi, les devises étrangères sont parfaitement gérées par ELO. Les taux de change sont déterminés à l’aide des données de la BCE.
La capture
Automatique ou Manuelle
Avec le module ELODocXtractor, les données sont extraites et classifiées automatiquement. En fonction de vos besoins, il est également possible de procéder à une extraction manuelle.
Une capture des factures fiable
Lors de l’extraction des informations de la facture, ELO accède aux données de l’ERP. Le rapprochement de ces deux sources permet d’atteindre un taux d’automatisation élevé, voire de compléter la reconnaissance par des informations ne figurant pas systématiquement sur la facture.
Vérification des factures
Pour chaque facture, le module vérifie si les informations de facture sont complètes et correctes. Ensuite, la facture est envoyée au service ou à la personne chargée de la traiter, de la valider ou encore de la comptabiliser.
Validation personnalisée des factures
Souhaitez-vous déterminer quelle personne a le droit de valider la facture en fonction du montant? Ou souhaitez-vous que deux personnes valident une facture? Toutes ces exigences peuvent être respectées sans difficultés, sur la simple base de paramétrages de la Business Solution.
Comptabilité
Traçabilité
Tous les processus sont visualisables via le fil d’actualité ELO, avec la possibilité d’ajouter des informations directement à chaque étape. Ces données sont stockées de manière durable et associées aux factures.
Si une facture doit être annulée ou interrompue, l’option est disponible à chaque étape. Les documents peuvent être réintégrés à tout moment dans le processus de traitement. Toutes les actions effectuées sont journalisées, offrant une traçabilité complète pour les utilisateurs.
Une gestion par le biais d’un processus
Le règlement de la facture peut être effectué avec Business Solution ELO Invoice, à l’aide d’un processus préconfiguré. Il est possible de définir des fenêtres de traitement pour les différentes étapes. Le respect des délais en matière d’escompte ou de remise est alors optimisé.
Comptabilisation dans le système ERP
Toutes les informations extraites sont envoyées à votre système ERP après vérification et validation des factures. ELO s’intègre facilement à tous les ERP courants. Vous pouvez choisir quelles données sont transférées selon vos besoins métiers. Si votre ERP fournit des informations telles que la date ou le statut de paiement, elles seront également associées et archivées dans votre solution ELO.
Intégration avec les systèmes ERP (dont SAP)
Qu'il s'agisse de SAP ou de Microsoft, ELO s'intégre facilement aux différents ERP, que ce soit Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX ou encore SAGE et met à disposition toutes les fonctions ECM. ELO propose aussi des modules spécifiques pour l'ERP SAP et permettra de traiter vos factures fournisseurs avec des systèmes SAP (SAP NetWeaver® et SAP S/4HANA®). Ainsi, vous pouvez être sûr que vos processus correspondent parfaitement à vos attentes.
Profitez d'un dépôt central, d'outils de collaboration, d'une recherche de documents rapide, d'une sécurité des données, de processus et de possibilités d'analyse grâce à l'intégration avec ELO.
