L'inventaire de ses archives est une étape essentielle pour organiser et gérer efficacement vos documents avant de lancer une opération de numérisation. Voici un guide étape par étape pour vous aider à réaliser un inventaire de vos archives :
Préparez-vous :
Centralisez tous vos documents d'archives dans un endroit unique.
Obtenez des fournitures de bureau telles que des classeurs, des chemises, des intercalaires, des boîtes d'archives, des étiquettes...
Planifiez l'inventaire :
Réfléchissez à la manière dont vous souhaitez organiser vos archives. Par exemple, par catégorie, par date, par importance...
Déterminez quelles informations vous souhaitez enregistrer pour chaque document (titre, date, description...).
Imaginez les critères qui vous permettent de retrouver facilement les documents (pour vous ou pour les autres collaborateurs).
Créez un système de classement :
Utilisez des chemises, des intercalaires ou des boîtes pour organiser vos archives en fonction de votre plan.
Créez des séquences cohérentes qui se dupliquent logiquement entre les différents dossiers (Client, type de document, date...).
Privilégiez les intercalaires de couleur.
Imaginez comment un externe serait en mesure de collecter facilement les données des documents sans en connaître le contenu (titre, position dans le document, cohérence avec d'autres informations...).
Vérifiez l'existence de données pour vos archives. Des données des documents ou complémentaires à ces archives sont elles disponibles pour favoriser l'indexation.
Commencez l'inventaire :
Pour un inventaire quantitatif, comptabilisez vos dossiers, chemises, boites...
Indiquez la profondeur de classement : nombre de critères par document (son type, sa date, son émetteur, son destinataire...)
Enregistrez les informations clés - avant ou au moment de la numérisation :
Selon le mode d'indexation (pré ou post numérisation), il est possible d'opérer une préparation très fine des documents, en amont de la phase de numérisation ; grâce aux intercalaires d'ADOC Solutions.
les intercalaires sont personnalisés en fonction de vos métadonnées / critères d'indexation et ils disposent de zones qui pourront être complétées à la main ou de zones qui pourront être cochées.
Exemple :
Type de document.
Client / Fournisseur / émetteur / Destinataire
Date du document.
Description du contenu.
Durée de conservation.
Emplacement physique (boîte, classeur, étagère, etc.).
Statut (actif, archivé, à détruire, etc.).
Numéro de document.
Organisez et triez :
Une fois les documents numérisés, placez les dans leur emplacement désigné.
Si vous devez les conserver, classez-les selon le système que vous avez défini.
Si vous devez les détruire, opérez des contrôles qualités sur les documents numérisés,
Soyez cohérent :
Utilisez une méthode cohérente pour faciliter la recherche (collaborative) ultérieure.
Imaginez que vos critères de recherche ne sont pas toujours les mêmes pour tous les autres acteurs votre organisation.
Sauvegardez votre méthodologie d'inventaire :
Conservez une trace de votre organisation pour en faciliter la duplication ou la reprise
Soyez diligent dans la maintenance :
En cas de conservation, veillez à maintenir vos archives en bon état. Utilisez des méthodes de conservation appropriées pour préserver la qualité des documents. Assurez-vous que vos archives sont stockées dans un endroit sûr et à l'abri de l'humidité, de la lumière directe du soleil et des températures extrêmes.
En cas de destruction, assurez vous de la bonne réalisation (certificat de destruction...)
Définissez des politiques de conservation :
Si vous souhaitez conserver vos archives papier, établissez des règles pour déterminer combien de temps vous devez conserver chaque type de document. Cela peut varier en fonction de la réglementation ou tout simplement de l'évaluation du risque (coût de conservation vs besoin réel de disposer d'une version originale papier).
En suivant ces étapes, vous serez en mesure de créer un inventaire complet de vos archives, ce qui facilitera grandement leur gestion et leur accès ultérieurement.