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Circulation des documents & Workflows

Un workflow (circulation des documents) en gestion de documents, également appelé flux de travail documentaire, est un processus automatisé qui définit la manière dont les documents sont créés, révisés, approuvés, distribués, stockés et archivés au sein d'une organisation. Les workflows en gestion de documents (GED - ECM) sont conçus pour rationaliser et optimiser la gestion des documents, en garantissant une traçabilité, une cohérence et une conformité adéquates.


Voici les étapes d'un workflow en gestion de documents :


  • Création : Un document est créé, que ce soit un rapport, un contrat, un article...

  • Révision : Le document est soumis à un processus de révision impliquant différentes parties prenantes pour s'assurer de son exactitude et de sa qualité.

  • Approbation : Une fois la révision terminée, le document est soumis à des responsables pour approbation.

  • Distribution : Le document est distribué aux parties prenantes appropriées, que ce soit par courrier électronique, stockage dans un système de gestion documentaire, ou d'autres moyens.

  • Archivage : Une fois que le document n'est plus actif, il est archivé conformément aux politiques de l'entreprise ou aux exigences légales.

  • Suivi : Le système de gestion documentaire suit l'historique des modifications, les dates d'approbation, les délais de distribution, etc., pour une traçabilité.

  • Automatisation : Les workflows en gestion de documents sont souvent automatisés à l'aide de logiciels de gestion documentaire. Ces outils facilitent la création, la distribution, la recherche et l'archivage des documents de manière plus efficace.


L'objectif principal d'un workflow en gestion de documents (GED - ECM) est d'améliorer l'efficacité, de réduire les erreurs, de garantir la conformité aux réglementations et de rationaliser la gestion des documents au sein de l'organisation. Cela peut être particulièrement important dans des domaines tels que la conformité réglementaire, les soins de santé, la finance, ou toute autre industrie nécessitant une gestion précise des documents.


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