Dans le contexte de la gestion de contenu d'entreprise (ECM - Enterprise Content Management), le terme "classement automatique" se réfère à la capacité d'un système ECM - GED à organiser et à catégoriser automatiquement les documents et les informations. Classement automatique de vos documents avec l'intelligence Artificielle. Cette fonctionnalité vise à simplifier la gestion des contenus numériques au sein d'une organisation. Voici quelques aspects importants du classement automatique dans l'ECM :
Indexation automatique : Le classement automatique permet de créer des index pour les documents entrants, qu'il s'agisse de textes, d'images, de vidéos ou d'autres types de contenus. Les métadonnées pertinentes (comme la date, l'auteur, le type de document, les mots-clés, etc.) peuvent être extraites automatiquement à partir du contenu.
Catégorisation : Le système ECM peut utiliser des techniques d'apprentissage automatique (machine learning) pour catégoriser les documents en fonction de leur contenu. Par exemple, il peut reconnaître un contrat, un rapport financier, un e-mail, etc., et les classer dans les catégories appropriées.
Routage automatique : Une fois que les documents sont classés, le système ECM peut les router automatiquement vers les dossiers ou les flux de travail correspondants. Par exemple, un rapport financier peut être acheminé vers le département financier, tandis qu'un contrat peut être dirigé vers le département juridique.
Recherche améliorée : Le classement automatique facilite la recherche de documents. Les utilisateurs peuvent rapidement trouver ce dont ils ont besoin en utilisant des mots-clés ou d'autres critères de recherche, car les documents sont correctement étiquetés et organisés.
Conservation et gestion des archives : Les systèmes ECM - GED utilisant le classement automatique peuvent également gérer la conservation des documents en fonction des politiques de l'entreprise. Ils peuvent archiver automatiquement les documents, les supprimer ou les déplacer vers un stockage à long terme lorsque leur durée de conservation arrive à expiration.
Le classement automatique dans l'ECM - GED ELO peut améliorer l'efficacité opérationnelle, réduire les erreurs humaines, faciliter la conformité réglementaire et permettre un accès rapide aux informations cruciales. Il repose souvent sur des technologies avancées, telles que la reconnaissance de caractères (OCR), la classification automatique, la gestion des métadonnées et l'intelligence artificielle pour accomplir ces tâches de manière efficace et précise.
Mais quel contenu peut on automatiquement classer dans une Gestion Documentaire :
les factures clients,
les factures fournisseurs,
les bons de commandes,
les bons de livraison,
les cv,
les cartes d'identité,
les permis de conduire,
les passeports,
les formulaires,
les bordereau de suivi,
les chèques,
les certificats d'immatriculation,
les déclarations de ressources,
les bulletins de paye,
les rib,
les attestations d'assurance,
les kbis,
les liasses fiscales,
les taxes
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