Pour mesurer le retour sur investissement (ROI) d'une solution de gestion électronique de documents (GED), vous pouvez suivre les étapes suivantes :
👨💻 Identifier les coûts initiaux : Cela inclut les coûts d'achat ou de mise en place de la solution de GED, tels que les licences logicielles, le matériel informatique, les services de mise en œuvre, la formation du personnel, la maintenance, les hébergements...
👨💻 Quantifier les économies de coûts : Évaluez les économies réalisées grâce à la solution de GED par rapport aux méthodes traditionnelles de gestion des documents. Cela peut inclure la réduction des coûts liés à l'impression, à la manipulation, au stockage physique, à la recherche de documents, aux erreurs humaines, aux temps de validation...
👨💻 Évaluer les gains d'efficacité : Mesurez les améliorations en termes de productivité et d'efficacité opérationnelle grâce à la solution de GED. Cela peut inclure des indicateurs tels que le temps économisé dans la recherche de documents, le temps de traitement des demandes ou des transactions, la réduction des délais de réponse aux clients...
👨💻 Estimer les bénéfices qualitatifs : Tenez compte des avantages intangibles ou qualitatifs de la solution de GED, tels que l'amélioration de la collaboration, de la conformité réglementaire, de la sécurité des données, de la qualité du service client, de la satisfaction des employés...
👨💻 Calculer le ROI : Pour calculer le ROI, utilisez la formule suivante : (Bénéfices - Coûts) / Coûts x 100. Les bénéfices peuvent inclure les économies de coûts et les gains d'efficacité estimés, tandis que les coûts comprennent les coûts initiaux et les coûts de maintenance annuels.
👨💻 Analyser le délai de récupération de l'investissement : Calculez le délai nécessaire pour récupérer l'investissement initial en divisant les coûts initiaux par les économies annuelles ou les bénéfices générés par la solution de GED.
Il est important de noter que le calcul du ROI de la GED peut varier en fonction des spécificités de chaque organisation et de ses objectifs.