La numérisation des archives est le processus de conversion de documents physiques en format numérique. Cela implique différentes étapes comme la capture, la création et le stockage de versions électroniques de documents tels que des manuscrits, des photographies, des cartes, des journaux, des microformes, des diapositives, et d'autres supports d'information.
Les archives peuvent être numérisées pour diverses raisons, notamment pour préserver le contenu, faciliter l'accès, améliorer la gestion et la recherche des documents, et réduire l'encombrement physique associé aux archives papier.
Les étapes de la numérisation des archives comprennent généralement :
Inventaire et Préparation : Cela implique la sélection des documents à numériser, l'inspection pour s'assurer de leur état, la protection des documents sensibles et la planification du processus. Des inventaires complets sont réalisés pour assurer de la bonne prise en charge des documents, tout en évitant les pertes.
Le transport : Les équipes d'ADOC Solutions réalisent le transport sécurisé des archives depuis et vers les centres de numérisation.
La numérisation : Les documents sont scannés ou photographiés à l'aide d'équipements spécifiques, comme des scanners à défilement, à plat, des scanners de film, des scanners de microfiches, des caméras numériques, des scanners de livres...
La conversion : Les images capturées sont converties en fichiers numériques, généralement aux formats courants tels que JPEG, PDF, TIFF, ou d'autres formats adaptés aux besoins.
L'indexation : Les documents numérisés sont indexés, c'est-à -dire que des métadonnées (comme le titre, l'auteur, la date, la cote...) sont associées à chaque fichier numérique pour faciliter la recherche ultérieure. L'indexation peut être réalisée via le nom du fichier ou par des fichiers structurés (.xlsx, .csv, .txt, .xml...).
L'OCR : la reconnaissance des caractères permet de bénéficier de fichiers PDF dont le contenu
Les contrôles qualité : Nos équipes assurent la plus haute qualité de prestation de dématérialisation. Des contrôles sont opérés pour assurer la totale conformité (qualité des images, taille des fichiers, métadonnées...) des éléments dématérialisés.
La sauvegarde et la conservation : Les fichiers numériques sont stockés sur des supports de stockage sécurisés, tels que des serveurs, des disques durs, ou des supports de stockage dans le cloud. Des copies de sauvegarde sont généralement créées pour éviter la perte de données.
L'accès : Une fois numérisés et indexés, les documents numériques peuvent être consultés à partir d'ordinateurs, de tablettes ou d'autres dispositifs compatibles, ce qui facilite la recherche, la consultation et le partage.
La numérisation des archives présente de nombreux avantages, notamment la préservation à long terme des documents, la réduction de l'espace de stockage physique, la facilité d'accès et de recherche, ainsi que la possibilité de partager des informations de manière plus efficace.
Faites confiance aux experts d'ADOC Solutions pour la prise en charge et la dématérialisation de vos archives.