Quand on délègue la phase de numérisation à un prestataire externe, il convient de s'accorder sur les missions qui devront être réalisées.
Le conditionnement des archives. Qui est en charge de préparer les archives, pour les disposer dans des conteneurs adaptés (boites en cartons, caisses en plastique...).
L'inventaire des archives. Qui doit prendre en charge la cartographie des fonds à transférer vers le centre de numérisation. Faire un inventaire des documents en cas de sous-traitance de numérisation présente plusieurs avantages et est une pratique recommandée pour plusieurs raisons :
Contrôle et suivi des documents : L'inventaire permet de suivre tous les documents qui sont confiés au sous-traitant. Cela garantit que chaque document est pris en compte, numérisé correctement et retourné à l'entreprise.
Sécurité des informations : L'inventaire contribue à assurer la sécurité des informations sensibles. En identifiant chaque document, l'entreprise peut s'assurer que des précautions appropriées sont prises pour protéger les données confidentielles pendant le processus de numérisation et de manipulation.
Audit et conformité : Certains secteurs et réglementations exigent la tenue d'audits et la documentation de la conformité. Un inventaire complet des documents peut faciliter ces processus d'audit en fournissant une trace claire de chaque document et de son traitement.
Gestion des versions : Certains documents peuvent exister sous différentes versions. L'inventaire permet de suivre les différentes versions et de s'assurer que la version correcte est numérisée et archivée.
Gestion des délais : L'inventaire peut aider à établir des délais clairs pour la numérisation et le retour des documents. Cela permet à l'entreprise de planifier ses opérations en conséquence.
Réduction des risques de perte : En ayant un inventaire détaillé, l'entreprise minimise le risque de perte de documents pendant le processus de sous-traitance. Chaque document est suivi et documenté, ce qui réduit les risques d'erreur ou de perte.
Communication claire avec le sous-traitant : Un inventaire précis facilite la communication avec le sous-traitant. Il établit des attentes claires sur ce qui doit être fait, et offre une base solide pour résoudre tout problème éventuel.
L'inventaire des documents lors de la sous-traitance de numérisation contribue à une gestion plus efficace, sécurisée et conforme des informations de l'entreprise. C'est une étape importante pour garantir le succès du processus de numérisation et la protection des données.
La préparation des documents à numériser.
Du besoin final d'indexation va dépendre la préparation des documents. Est ce que tout le fonds doit être numérisé ? Est ce que tout doit être conservé ? Est ce que des documents doivent être physiquement détruits / conservés ? La préparation des documents avant la numérisation est une étape cruciale pour garantir la qualité du processus de numérisation et la précision des résultats. Cette étape implique plusieurs actions visant à optimiser les documents avant leur conversion en format numérique. Voici quelques aspects clés de la préparation des documents :
Retrait des agrafes, trombones, reliures. : Avant la numérisation, il est important de retirer tous les éléments métalliques tels que les agrafes, trombones, épingles... Ces éléments peuvent endommager le scanner et compromettre la qualité de la numérisation.
Désagrégation des pages collées : Si des pages sont collées ensemble, elles doivent être séparées avant la numérisation pour éviter la perte d'informations.
Redressement des documents : Assurez-vous que tous les documents sont correctement alignés et redressés. Les documents inclinés peuvent entraîner des distorsions lors de la numérisation.
Élimination de la saleté et des taches : Les documents sales peuvent entraîner des résultats de numérisation de qualité inférieure. Un nettoyage léger peut être nécessaire pour éliminer la saleté, la poussière ou d'autres contaminants.
Réparation des déchirures : Les documents endommagés, déchirés ou pliés peuvent nécessiter des réparations avant la numérisation pour garantir l'intégrité des informations lors de la conversion.
Tri et classement : Organisez les documents de manière logique et cohérente avant la numérisation. Cela facilitera la gestion électronique des documents une fois qu'ils auront été numérisés.
Identification des pages manquantes : Vérifiez si toutes les pages sont présentes et numérotez-les au besoin. Cela permettra de détecter facilement d'éventuelles pages manquantes pendant le processus de numérisation.
Gestion des intercalaires, post-it : Parfois des information conservées sur des post-it sont d'une grande importance. Ces supports doivent être préparés pour être aussi numérisés (ou écartés du processus).
Contrôle de la résolution : La connaissance des documents permet de sélectionner la résolution appropriée pour la numérisation en fonction des besoins. Les documents nécessitant une qualité d'image élevée peuvent nécessiter une résolution plus importante.
En effectuant ces tâches de préparation, on s'assure que le processus de numérisation se déroule de manière efficace, avec des résultats de qualité et une réduction des risques d'erreurs.
La définition des formats de sortie.
Dès les premières étapes, il est nécessaire de définir les formats pour :
Les images. Déterminez le format de fichier souhaité pour la numérisation (PDF, JPEG, TIFF, ...) en fonction des exigences de l'entreprise. Il est important d'intégrer une couche OCR de qualité pour faciliter les recherches dans les documents.
La qualité des images doit associer, une parfaite lecture à l'écran, une parfaite capacité de reproduction (impression) du document, un poids de fichier adapté, une parfaite interprétation (décodage) par un moteur OCR.
Les données. L'indexation associée à la numérisation sera valorisée dans des fichiers associés : xml, csv, txt, xlsx... ou directement injectés dans les bases de données du Système d'Informations.
Ces différents leviers vous permettent d'obtenir d'excellents tarifs pour la reprise de vos fonds documentaires.
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