ELO Courrier Entrant
Une meilleure productivité grâce à une gestion intelligente du courrier entrant (multicanal) avec ELO ECM Suite.
Numérisez le courrier papier et intégrez les formats électronique pour un traitement centralisé, rapide et efficace.
Chaque jour, vous recevez une multitude de lettres et d'e-mails : des factures, des commandes, des formulaires, etc. Tout ce courrier doit être lu, capturé et réparti dans les différents services de votre entreprise. Pour gérer ces tâches, il vous faut une solution performante de gestion du courrier entrant et sortant. Le traitement numérique du courrier vous permet d’acheminer les documents de manière fiable, rapide et adaptée.
En effet, le moteur de gestion de processus ELO garantit une validation et un contrôle flexible et sûr grâce aux informations associées au courrier.
De plus, vous bénéficiez de formulaires de saisie simplifiés et personnalisés selon votre charte graphique. Le traitement devient plus rapide et s’intègre parfaitement dans votre quotidien.
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En chargeant une bibliothèque de modèles, vous pouvez accélérer et mieux préparer les réponses pour vos collaborateurs. Le versioning dans ELO vous garantit un suivi de ces réponses, de la conception jusqu’à l’envoi. Enfin, ne passez plus à côté d’un courrier reçu à traiter grâce à ELO Notify qui vous alerte par mail lorsque vous avez des tâches en attente sur ELO.
Gestion du courrier entrant et sortant PDF
Il est essentiel que le courrier entrant et sortant, qui constitue une part importante de l’information que l’entreprise doit traiter, intègre de manière transparente les mécanismes de workflow. Quels que soient leur nature et leur format (pdf ou autre), les documents vont devoir suivre un cheminement précis, depuis leur numérisation jusqu’à leur archivage en passant par différentes phases de prise de connaissance ou d’approbation des collaborateurs.
Procédure de gestion du courrier entrant
À la réception du courrier, l’opérateur numérise tous les documents et ELO absorbe automatiquement ce flux pour le placer en attente de traitement dans la GED. Cette première étape permet d’opérer la fusion des documents se rapportant au même objet et de qualifier chaque document pour leur répartition automatique par service via le workflow.
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Suite à ce classement, le workflow prend le relai et diffuse chaque document auprès des destinataires concernés.
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De là, une réponse pourra être créée et associée au courrier entrant grâce à une bibliothèque de modèle personnalisée à votre entreprise.
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Les documents peuvent ainsi suivre leur cycle de vie grâce au processus qui permet à la fois traçabilité et flexibilité de traitement.
Le système de gestion du courrier entrant est associé à des fonctionnalités puissantes, comme la recherche de documents à travers un masque de courrier entrant. Cet écran de saisie vous permet de spécifier votre recherche avec de nombreux filtres croisés. Votre solution de gestion du courrier entrant et sortant ELO ECM Suite intègre une fonctionnalité de tableau de bord à travers laquelle les données sont synthétisées. Cette interface de gestion du courrier réalise une analyse quantitative et qualitative des documents traités par statut, par mot clé, par service. L’information est affichée sous forme graphique, tabulaire et également par nuage de mots clés (demande de congés, factures…). Cela vous permet d’accéder à la liste des documents de l’entreprise et de les consulter directement dans la GED.
Gestion du courrier entrant - documents physiques
Il est également possible d’étendre la gestion des courriers (physiques) à la gestion des courriels/ emails. Grâce à ELOXC ou même manuellement, on peut récupérer des emails dans ELO pour qu’ils puissent suivre un processus de traitement jusqu’à la réponse envoyée.
WORKFLOWS
Simplifiez les flux de documents et d'informations grâce à la gestion des processus ELO
RECHERCHE DE PERFORMANCE
Grâce aux mécanismes de recherche, les informations sont à portée de main.
REDUCTION DES COUTS
Les archives papier onéreuses (stockage, recherches...) font désormais partie du passé.
GESTION DES VERSIONS
La gestion du versioning permet de travailler avec le bon document à chaque instant.
PROFITEZ D'UN ACCES MOBILE
Les informations sont disponibles sur tous supports (smartphone, tablette)
INTEGRATION DES SYSTEMES TIERS
Vous profitez d'une synchronisation de l'information sur l'ensemble de vos systèmes.
CONFORMITE A LA LOI
Les données sensibles peuvent être archivées conformément aux directives légales.
AUTORISATIONS INDIVIDUELLES
Un concept d'autorisation clair permet de définir en détail les droits d'accès aux données.
TRAVAIL D'EQUIPE PRODUCTIF
Accédez à un échange d'information facilité et un travail d'équipe efficace.
Et dans la pratique ?
Les possibilités offertes par la gestion du courrier entrant sont nombreuses et variées. Grâce à ADOC Solutions, vous pouvez également combiner les solutions avec nos prestations de numérisation du courrier entrant.
Voici deux exemples qui montrent les avantages d'une solution intelligente :
4 étapes pour une boîte de réception structurée
01
Une boite de réception centrale
Les documents entrants sont transmis à votre système ECM. Qu'il s'agisse de factures sous forme de documents papier, d'e-mails et de leurs pièces-jointes ou de documents reçus par fax, pour le traitement ultérieur, la provenance du courrier importe peu.
03
Transmission aux services
Les documents sont déplacés dans les boîtes de réception des différents services en fonction des informations contenues dans les documents. S'il manque des informations sur le document ou que celles-ci ne peuvent pas être déterminées, il reste dans la boîte de réception générale avant d'être associé manuellement à une boîte de réception par un collaborateur.
02
Classification et analyse des données
Après la réception du courrier, les documents sont classifiés à l'aide du module de classification automatique. Le type du document est déterminé et le système détecte la suite du processus. Les informations pertinentes sont extraites directement à partir du document pour la suite du traitement.
04
Circulation dans le worflow
Dès qu'on document a été déplacé dans la boîte de réception d'un service, le document intègre le workflow determiné. Les documents qui ne sont pas associés au bon service peuvent à tout moment être déplacés dans les boîtes de réception d'autres services. Un des avantages considérables est l'auto-apprentissage de la solution : la fois d'après, un document similaire sera transféré dans la bonne boîte de réception.
Expérience Client
Stefano Incerto - DSI CARELLI Srl
"Grâce à ELO, nous avons réussi à automatiser de manière intelligente et efficace la gestion du courrier entrant et le processus de réception des marchandises."
L'entreprise Carelli, située au sud de l'Italie, mise sur des processus pour la réception de leur marchandise : plus de 1500 documents sont transmis automatiquement aux processus en aval, ce qui représente un gain de temps et d'argent considérable. Il s'agit notamment de factures, de bons de livraisons, de bons de commande, etc.