Correo entrante ELO
Productividad mejorada a través de la gestión de correo entrante inteligente (multicanal) con ELO ECM Suite.
Digitalice el correo en papel e integre formatos electrónicos para un procesamiento centralizado, rápido y eficiente.
Cada dÃa recibe multitud de cartas y correos electrónicos: facturas, pedidos, formularios, etc. Todo este correo debe leerse, capturarse y distribuirse entre los distintos departamentos de su empresa. Para manejar estas tareas, necesita una poderosa solución de administración de correo entrante y saliente. El procesamiento de correo digital le permite entregar documentos de manera confiable, rápida y conveniente.
De hecho, el motor de gestión de procesos de ELO garantiza una validación y un control flexibles y seguros gracias a la información asociada al correo.
Además, se beneficia de formularios de entrada simplificados y personalizados según su carta gráfica. El tratamiento se vuelve más rápido y se adapta perfectamente a tu vida diaria.
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Al cargar una biblioteca de plantillas, puede acelerar y preparar mejor las respuestas para sus colaboradores. El versionado en ELO te garantiza un seguimiento de estas respuestas, desde su concepción hasta su envÃo. Por último, nunca te pierdas un correo recibido para ser procesado gracias a ELO Notify que te avisa por correo electrónico cuando tienes tareas pendientes en ELO.
Gestión de correo entrante y saliente PDF
Es fundamental que el correo entrante y saliente, que constituye una parte importante de la información que debe procesar la empresa, integre a la perfección los mecanismos de flujo de trabajo. Sea cual sea su naturaleza y su formato (pdf u otro), los documentos deberán seguir un camino preciso, desde su digitalización hasta su archivo, pasando por diversas fases de conocimiento o aprobación por parte de los empleados.
Procedimiento para gestionar el correo entrante
Al recibir el correo, el operador digitaliza todos los documentos y ELO absorbe automáticamente este flujo para ponerlo en espera para su procesamiento en el EDM. Este primer paso permite fusionar los documentos relativos a un mismo objeto y calificar cada documento para su distribución automática por servicio a través del flujo de trabajo.
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Siguiendo esta clasificación, el flujo de trabajo se hace cargo y distribuye cada documento a los destinatarios correspondientes.
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A partir de ahÃ, se puede crear una respuesta y asociarla con el correo entrante utilizando una biblioteca de plantillas personalizada para su empresa.
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Los documentos pueden asà seguir su ciclo de vida gracias al proceso que permite tanto la trazabilidad como la flexibilidad de procesamiento.
El sistema de gestión de correo entrante está asociado a potentes funciones, como la búsqueda de documentos a través de una máscara de correo entrante. Esta pantalla de entrada le permite especificar su búsqueda con muchos filtros cruzados. Su solución de administración de correo entrante y saliente de ELO ECM Suite incorpora una funcionalidad de tablero a través del cual se resumen los datos. Esta interfaz de gestión de correo realiza un análisis cuantitativo y cualitativo de los documentos procesados por estado, por palabra clave, por servicio. La información se muestra de forma gráfica y tabular y también por nube de palabras clave (solicitud de vacaciones, facturas, etc.). Esto le permite acceder a la lista de documentos de la empresa y consultarlos directamente en el GED. _cc781905-5cde-3194-bb3b5-8d_bad_
Gestión de correo entrante - documentos fÃsicos
También es posible extender la gestión de correos (fÃsicos) a la gestión de correos electrónicos/correos electrónicos. Gracias a ELOXC o incluso manualmente, los correos electrónicos se pueden recuperar en ELO para que sigan un proceso de procesamiento hasta que se envÃa la respuesta.
FLUJOS DE TRABAJO
Simplifique los flujos de documentos e información con la gestión de procesos de ELO
INVESTIGACIÓN DE RENDIMIENTO
Gracias a los mecanismos de búsqueda, la información está al alcance de tu mano.
REDUCCIÓN DE COSTES
Los costosos archivos en papel (almacenamiento, investigación...) ahora son cosa del pasado.
GESTIÓN DE VERSIONES
La gestión de versiones permite trabajar con el documento adecuado en todo momento.
DISFRUTA DEL ACCESO MÓVIL
La información está disponible en todos los medios (smartphone, tablette)
INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE TERCEROS
Se beneficia de la sincronización de la información en todos sus sistemas.
CUMPLIMIENTO DE LA LEY
Los datos confidenciales pueden archivarse de acuerdo con las pautas legales.
AUTORIZACIONES INDIVIDUALES
Un concepto de autorización claro hace posible definir los derechos de acceso a los datos en detalle.
TRABAJO EN EQUIPO PRODUCTIVO
Acceso a un intercambio de información más fácil y trabajo en equipo efectivo.
¿Y en la práctica?
Las posibilidades que ofrece la gestión del correo entrante son muchas y variadas. Gracias a ADOC Solutions, también puede combinar las soluciones con nuestrasservicios de escaneo de correo entrante.
Aquà hay dos ejemplos que muestran los beneficios de una solución inteligente:
4 pasos para una bandeja de entrada estructurada
01
Una bandeja de entrada central
Les documents entrants sont transmis à votre système ECM. Qu'il s'agisse de factures sous forme de documents papier, d'e-mails et de leurs pièces-jointes ou de documents reçus par fax, pour le traitement ultérieur, la provenance du courrier importe peu.
03
Transmisión a servicios
Les documents sont déplacés dans les boîtes de réception des différents services en fonction des informations contenues dans les documents. S'il manque des informations sur le document ou que celles-ci ne peuvent pas être déterminées, il reste dans la boîte de réception générale avant d'être associé manuellement à une boîte de réception par un collaborateur.
02
Clasificación y análisis de datos
Après la réception du courrier, les documents sont classifiés à l'aide du module de classification automatique. Le type du document est déterminé et le système détecte la suite du processus. Les informations pertinentes sont extraites directement à partir du document pour la suite du traitement.
04
Tráfico en el flujo de trabajo
Dès qu'on document a été déplacé dans la boîte de réception d'un service, le document intègre le workflow determiné. Les documents qui ne sont pas associés au bon service peuvent à tout moment être déplacés dans les boîtes de réception d'autres services. Un des avantages considérables est l'auto-apprentissage de la solution : la fois d'après, un document similaire sera transféré dans la bonne boîte de réception.
experiencia del cliente
Stefano Incerto-DSI CARELLI Srl
"Gracias a ELO, logramos automatizar de manera inteligente y eficiente la gestión del correo entrante y el proceso de recepción de mercancÃas".
La empresa Carelli, ubicada en el sur de Italia, confÃa en los procesos para la recepción de sus mercancÃas: más de 1.500 documentos se transmiten automáticamente a los procesos posteriores, lo que representa un ahorro considerable de tiempo y dinero. Estos incluyen facturas, albaranes, órdenes de compra, etc.