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ECM para bufetes de abogados

Administración segura de sus datos en el sector legal.


Siendo la desmaterialización un tema importante en el sector legal, ELO le ofrece soluciones para la optimización de sus procesos.


Optimizar la gestión de la información en el sector legal

Los tribunales y los bufetes de abogados tienen cada vez más datos que gestionar. Para mejorar la situación, es importante optimizar los procesos y trabajar con sistemas de información inteligentes.


ELO lo apoya en todas estas tareas: ELO iSearch le permite acceder a toda la información y documentos en unos instantes, incluso desde un teléfono inteligente o tableta. Además, obtiene procesos inteligentes e integración de aplicaciones (ERP, Microsoft SharePoint, etc.), cifrado de datos y gestión del ciclo de vida del correo electrónico.


  • Gestión de registros digitales

  • Procesamiento de facturas digitales

  • Clasificación de datos (reconocimiento automático de documentos)

  • Gestión de contratos, gestión de clientes y archivo a largo plazo


Ventajas


Flujos de trabajo: simplifique los flujos de documentos e información con la gestión de procesos de ELO.


Potente búsqueda: Gracias a los mecanismos de búsqueda inteligente, la información y los documentos están al alcance de su mano.


Acceso móvil: La información está disponible en todos los soportes multimedia (computadora, tableta, teléfono inteligente). Puedes trabajar sobre la marcha.


Cumplimiento legal: los datos confidenciales pueden archivarse de acuerdo con las pautas legales.


Gestión de versiones eficaz: la gestión de versiones permite trabajar con el documento correcto en todo momento.


Autorizaciones individuales: un concepto de autorización claro permite definir los derechos de acceso a los datos en detalle.


Costes reducidos: Los costosos archivos en papel son ahora cosa del pasado.


Integración de sistemas de terceros: las aplicaciones comerciales se pueden integrar de manera muy simple: se beneficia de la sincronización de la información en todos sus sistemas.


Trabajo en equipo productivo: gracias a las herramientas de colaboración integradas, tiene acceso a un fácil intercambio de información y un trabajo en equipo eficaz.


"Gracias a ELO, hemos acelerado nuestra búsqueda de información y tenemos acceso rápido a todos los archivos. Esto, por supuesto, también tiene un impacto en nuestro servicio al cliente, ya que ahora podemos responder instantáneamente a las preguntas de los clientes sobre procesos cerrados". Stefanie Carls, Firma Carls


Soluciones de desmaterialización en el sector legal


El volumen de información que se procesa en un bufete de abogados requiere la implementación de software específico para bufetes de abogados con el fin de asegurar el almacenamiento de la información, garantizar la confidencialidad de los documentos y archivos, respetar las condiciones de conservación de los documentos, en particular en lo que respecta a las disposiciones legales y técnicas relativas al RGPD. Dadas las normas que rigen la actividad jurídica y la naturaleza de los documentos e información que se gestionan en esta área, la EDM para despachos de abogados es la solución más eficaz para securizar la gestión de las visitas al local, desmaterializando la entrada de correo y documentos para centralizar, organizarlos y usarlos. ELO para ELO bufetes de abogados es también la solución más eficiente para la gestión de correos electrónicos y documentos administrativos (contratos, facturas, etc.).


Gestión de visitantes con ELO


La desmaterialización de la gestión de visitantes en su bufete de abogados o en un tribunal asegura el acceso a sus edificios y tranquiliza a su visitante, cliente, proveedor, sobre la profesionalidad de su organización. El EDM para despachos de abogados equipados con el módulo ELO Visitor simplifica los trámites de recepción, con el registro de los datos de contacto de su contacto y el motivo de su visita. Cuando llegue, le darás una credencial e informarás, a través de un flujo de trabajo preprogramado, a tus empleados interesados ​​de su presencia en la empresa.

Este dispositivo permite asegurar su espacio y saber en todo momento quién está en la empresa mediante operaciones de check-in, quién sigue presente y cuándo sus visitantes abandonan el recinto mediante operaciones de check-out. Esta innovadora aplicación está equipada de serie con flujos de trabajo que facilitan su instalación y manejo. También simplifican la trazabilidad y el registro de sus visitantes para el procesamiento adicional (gestión de archivos, seguridad, gestión del tiempo, etc.).


La desmaterialización de los flujos de correo entrante y sus facturas


Numerosos módulos y extensiones permiten ampliar las funcionalidades de su GED para bufete de abogados y construir una solución a medida de acuerdo con los sectores de su actividad que desea desmaterializar. El primer ladrillo que le permitirá digitalizar sus documentos entrantes, facturas, contratos es el módulo ScanPro for ELO. Es una herramienta de escaneo profesional que puede manejar la mayoría de los escáneres profesionales. Acelera los procesos de digitalización, separa documentos y realiza pre-indexación. Tiene una gran capacidad de extracción que te permite recuperar toda la información que necesitas en tiempo real.

Esta utilidad, junto con el módulo de análisis y procesamiento de sus documentos, le permite integrarlos en sus flujos digitales, almacenarlos en la estructura de árbol centralizada de su EDM para despachos de abogados e iniciar el procesamiento adecuado. El módulo de captura (LAD/RAD) analiza y extrae datos para automatizar el almacenamiento y procesamiento de documentos entrantes. Si se trata de documentos relacionados con negocios en curso (contrato, información legal, etc.), se compartirán a través de los flujos de trabajo correspondientes o se utilizarán en el contexto de proyectos colaborativos, en interfaz con las soluciones colaborativas ELO para Microsoft SharePoint o ELO para Microsoft Teams.

Si se trata de facturas entrantes, primero serán analizadas por el módulo de captura (LAD - RAD), luego procesadas a través del software ELO Invoice, que recuperará la información esencial del documento (proveedor, monto, fecha límite) para enviarlos para validar e integrar el proceso de liquidación contable y financiera. Todos los documentos se almacenan en la estructura de árbol centralizada de su EDM para bufetes de abogados, de acuerdo con las disposiciones legales que rodean el procesamiento de una factura digital.


Optimización de la gestión de sus correos electrónicos con EDM para despachos de abogados


Siguiendo los mismos mecanismos, sus correos electrónicos se almacenan automáticamente en una carpeta específica en la estructura de árbol centralizada de su EDM para que las firmas de abogados liberen recursos en sus clientes de correo electrónico y aseguren el almacenamiento de sus correos electrónicos. El módulo de administración de correo electrónico ELO XC se integra completamente con su cliente de correo electrónico Microsoft Outlook para recuperar información y agregarla a sus procesos comerciales.

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