La dématérialisation des factures en France fait référence au processus de conversion des factures papier traditionnelles en format électronique. Elle vise à simplifier et à moderniser la gestion des documents financiers en remplaçant les supports physiques par des fichiers numériques. Ce processus offre plusieurs avantages, notamment en termes d'efficacité, de rapidité, de réduction des coûts et d'impact environnemental.
En France, la dématérialisation des factures est encadrée par la réglementation, notamment par le Code général des impôts. Plusieurs textes, tels que l'arrêté du 22 mars 2017 relatif aux modalités de transmission des factures électroniques entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), définissent les conditions et les normes à respecter pour que les factures électroniques soient considérées comme conformes sur le plan fiscal.
Les entreprises qui souhaitent dématérialiser leurs factures doivent s'assurer de respecter ces normes, notamment en utilisant des solutions conformes aux exigences légales, comme la signature électronique. La dématérialisation des factures peut être réalisée grâce à des logiciels dédiés, des plates-formes spécialisées ou des services de gestion électronique de documents.
La transition vers la dématérialisation des factures s'inscrit dans une démarche plus large de transformation numérique des entreprises et contribue à simplifier les échanges commerciaux tout en favorisant une gestion plus efficace des processus administratifs.
La facture électronique en France désigne une facture sous forme électronique, c'est-à -dire un document numérique qui remplace la version papier traditionnelle. La facture électronique est utilisée dans le cadre des transactions commerciales entre entreprises (B2B) et peut également être employée dans certaines relations entre entreprises et administrations publiques.
En France, la facture électronique est encadrée par des règles et des normes pour assurer sa validité fiscale. Les principaux textes réglementaires qui régissent la facture électronique en France comprennent notamment :
Le Code général des impôts (CGI) : Il énonce les règles fiscales relatives à l'émission et à la réception de factures électroniques.
L'arrêté du 22 mars 2017 : Cet arrêté précise les modalités de transmission des factures électroniques entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Il définit les conditions techniques que doivent respecter les factures électroniques pour être considérées comme valides sur le plan fiscal.
La facture électronique doit notamment contenir des éléments essentiels tels que les mentions légales obligatoires, les informations relatives aux parties concernées, les montants hors taxes et toutes les indications nécessaires à la justification de la TVA.
L'utilisation de la facture électronique présente plusieurs avantages, tels que la réduction des coûts liés à l'impression et à la gestion papier, une meilleure traçabilité des transactions, une accélération des processus administratifs, et une contribution à la réduction de l'empreinte écologique.
Pour être conforme, une facture électronique doit respecter les normes et les procédures définies par la législation fiscale en vigueur. Les entreprises peuvent utiliser des solutions informatiques spécialisées pour émettre, recevoir et archiver des factures électroniques de manière sécurisée et conforme à la réglementation.
La facture électronique est en voie de généralisation. Saisissez cette occasion pour automatiser et digitaliser le traitement des factures au sein de votre entreprise.
Depuis le 1er janvier 2020, tout émetteur de factures à destination du secteur public, des grandes aux micro-entreprises, se doit de les adresser de manière dématérialisée. A partir de 2026, l‘obligation s’étendra aux échanges inter-entreprises privées. La dématérialisation devient incontournable, pourquoi ne pas la généraliser autant que possible à la totalité de vos processus factures ?
Toutes les factures numériques ne sont pas forcément des factures électroniques. Une facture électronique est une facture qui ne peut être émise, traitée et stockée électroniquement qu'à l'aide d'un format spécifique : Facture-X; les documents PDF ou les factures papier numérisées ne le sont pas. La norme de facturation électronique est une condition importante pour l'échange de factures via des réseaux centralisés, tels que Peppol, obligatoire dans de plus en plus de pays.
La facturation électronique via des portails centraux
Afin de promouvoir les processus de facturation électronique entre les entreprises et les administrations, la France mettra prochainement en place l'obligation de réception et d'émission des factures électroniques via les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF). D'autres pays européens suivront probablement rapidement.
Malgré les différences spécifiques à chaque pays pour ce qui est des formats de factures électroniques, le fonctionnement des portails centraux de facturation se fait de la manière suivante : l'émetteur de factures transmet ses factures électroniques au portail central de facturation directement, ou par le biais d'un prestataire de services. Le portail effectue un contrôle des exigences formelles des informations de facturation. En outre, les données pertinentes d'un point de vue fiscal sont directement transmises à l'administration correspondante. Une fois la vérification effectuée, la facture est mise à disposition du destinataire pour le téléchargement. Celui-ci peut ensuite récupérer les factures directement ou à nouveau via un prestataire de services.
Le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) s'est imposé comme le réseau de transmission des factures dans l'espace européen, et même au-delà .
Prêts à passer au tout numérique ? Anticipez dès maintenant votre transformation digitale
En France, les entreprises contractualisant avec l'Etat, les collectivités territoriales ou les établissements publics transmettent leurs factures sous forme électronique (Ordonnance n° 2014-697) par le biais de la plateforme Chorus Pro. Que cette action soit manuelle ou automatisée, un grand nombre d’entreprises françaises savent donc déjà émettre des factures électroniques.
Si certaines modalités pratiques restent encore à définir, l’article 195 de la loi de finance 2021 (précisé par l'ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021) prévoit la généralisation de tels échanges au B2B. S’agissant de la facture sortante, il incombe donc à la totalité des entreprises d’être au rendez-vous de la facturation électronique, c’est-à -dire d’être en capacité d’en émettre à destination de vos clients, mais aussi d’être prêt à recevoir et exploiter ce flux dématérialisé de factures fournisseurs. Les gains de temps et d’argent induits seront d’autant plus importants que vous aurez étendu la démarche à l’ensemble du processus facture (en allant par exemple jusqu’aux processus de validation interne et de passage des écritures en comptabilité).
Les équipes d'ADOC Solutions vous accompagnent pour gérer vos fonds documentaires.