Le traitement automatisé des factures fournisseurs est un processus qui utilise des technologies d'automatisation (LAD - RAD ou Intelligence Artificielle) pour extraire, valider et traiter les informations contenues dans les factures fournisseurs de manière efficace et avec le moins d'intervention humaine possible. Il vise à simplifier et accélérer la gestion des factures, en réduisant les erreurs et en optimisant les flux de travail.
Voici comment fonctionne généralement le processus de traitement automatisé des factures fournisseurs :
Numérisation et capture des données : Les factures papier sont numérisées ou les factures électroniques (pdf) sont directement importées dans le système. Les données clés, telles que le numéro de facture, le montant, la date, le fournisseur..., sont extraites automatiquement à l'aide de technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) ou d'autres techniques de lecture automatique. Grâce à notre expertise, nos technologies savent également extraire toutes les lignes d'articles des factures.
Vérification et validation des données : Les données extraites sont vérifiées et comparées aux informations existantes dans la base de données du système (avec les commandes, les livraisons...). Des règles préétablies peuvent être appliquées pour valider les données et s'assurer de leur exactitude. Par exemple, le système peut vérifier si le numéro de facture est unique ou si le fournisseur est enregistré dans la base de données.
Approbation et traitement : Une fois les données validées, le système peut les envoyer automatiquement pour approbation aux personnes concernées. Les flux de travail peuvent être configurés pour acheminer les factures aux bons responsables en fonction de règles préétablies, tels que les montants ou les départements. Les approbations peuvent être réalisées de manière électronique, ce qui permet de gagner du temps et d'accélérer le processus.
Archivage et stockage des factures : Les factures traitées et approuvées sont ensuite archivées de manière électronique dans un système de gestion documentaire (ECM - GED). Cela permet un accès facile et rapide aux factures pour les besoins de référence, d'audit ou de conformité.
Les avantages du traitement automatisé des factures fournisseurs sont multiples.
de réduire les erreurs de saisie manuelle,
d'accélérer les délais de traitement,
de diminuer les coûts administratifs,
d'améliorer la visibilité et le suivi des factures,
de faciliter la conformité aux réglementations.