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l'ECM pour les cabinets d'avocat

Une administration sûre de vos données dans le secteur juridique.


La dématérialisation étant un sujet important dans le secteur juridique, ELO vous propose des solutions pour l'optimisation de vos processus.


Optimisez la gestion de l’information dans le secteur juridique

Les tribunaux et les cabinets d'avocat ont de plus en plus de données à gérer. Pour améliorer la situation, il est important d'optimiser les processus et de travailler avec des systèmes d'information intelligents.


ELO vous assiste dans toutes ces tâches : ELO iSearch vous permet d'accéder à toutes les informations et documents en quelques instants, et ce même depuis un smartphone ou une tablette. Par ailleurs, vous profitez de processus intelligents et de l'intégration des applications (ERP, Microsoft SharePoint, etc.), du cryptage des données et d'une gestion du cycle de vie des e-mails.


  • Gestion numérique des dossiers

  • Traitement de facture numérique

  • Classification des données (reconnaissance automatique de documents)

  • Gestion des contrats, gestion des clients et archivage à long terme


Avantages


Workflows : Simplifiez les flux de documents et d'informations grâce à la gestion des processus ELO.


Une recherche performante : Grâce à des mécanismes de recherche intelligents, les informations et documents sont à portée de main.


Un accès mobile : Les informations sont disponibles sur tous supports multimédia (ordinateur, tablette, smartphone). Vous pouvez travailler lors de vos déplacements.


Conformité à la loi : Les données sensibles peuvent être archivées conformément aux directives légales.


Une gestion des versions efficace : La gestion du versioning permet de travailler avec le bon document à chaque instant.


Des autorisations individuelles : Un concept d'autorisation clair permet de définir en détail les droits d'accès aux données.


Une réduction des coûts : Les archives papier onéreuses font désormais partie du passé.


L'intégration de systèmes tiers : Les applications métiers peuvent être intégrées très simplement : vous profitez d'une synchronisation de l'information sur l'ensemble de vos systèmes.


Un travail d'équipe productif : Grâce à des outils de collaboration intégrés, vous accédez à un échange d'information facilité et un travail d'équipe efficace.


"Grâce à ELO, nous avons accéléré notre recherche d'informations et nous avons un accès rapide à tous les dossiers. Cela a bien entendu également un impact sur notre service client, car nous pouvons désormais répondre instantanément aux questions des clients en ce qui concerne des processus clôturés." Stefanie Carls, cabinet Carls


Solutions de dématérialisation dans le secteur juridique


Le volume d’informations qui sont traitées dans un cabinet juridique nécessite la mise en place d’un logiciel spécifique aux cabinets d'avocat afin de sécuriser le stockage de l’information, garantir la confidentialité des documents et des dossiers, respecter les conditions de conservation des documents, notamment en ce qui concerne les dispositions légales et techniques relatives aux RGPD. Étant donné les règles qui entourent l’activité juridique et la nature des documents et des informations qui sont gérés dans ce domaine, la GED pour cabinet d'avocat est la solution la plus efficace pour sécuriser la gestion des visiteurs dans les locaux, dématérialiser les courriers entrants et les documents afin de les centraliser, de les organiser et de les exploiter. La GED pour cabinet d'avocat ELO est aussi la solution la plus performante pour la gestion des mails et des documents administratifs (contrats, factures…).


La gestion des visiteurs avec ELO


La dématérialisation de la gestion des visiteurs dans votre cabinet d’avocat ou dans un tribunal sécurise l’accès à vos bâtiments et rassure votre visiteur, client, fournisseur, sur le professionnalisme de votre organisation. La GED pour cabinet d'avocat équipée du module ELO Visitor simplifie les démarches d’accueil, avec l’enregistrement des coordonnées de votre interlocuteur et l’objet de sa visite. À son arrivée, vous lui remettrez un badge et informerez, via un workflow préprogrammé, vos collaborateurs concernés de sa présence dans l’entreprise.

Ce dispositif permet de sécuriser votre espace et de savoir à tout moment qui est dans l’entreprise via les opérations de check-in, qui est encore présent et à quel moment vos visiteurs quittent les lieux via les opérations de check-out. Cette application innovante est équipée en standard de workflows qui facilitent son installation et sa prise en main. Ils simplifient également la traçabilité et l’historisation de vos visiteurs pour des traitements annexes (gestion des dossiers, sécurité, gestion des temps…).


La dématérialisation des flux de courriers entrants et de vos factures


De nombreux modules et extensions permettent d’étendre les fonctionnalités de votre GED pour cabinet d'avocat et de construire une solution sur mesure en fonction des secteurs de votre activité que vous souhaitez dématérialiser. La première brique qui va vous permettre de digitaliser vos documents entrants, factures, contrats est le module ScanPro for ELO. Il s’agit d’un outil professionnel de numérisation permettant de piloter la majeure partie des scanners professionnels. Il accélère les processus de digitalisation, sépare les documents et opère une pré-indexation. Il est doté d’une capacité d’extraction importante qui vous permet de récupérer en temps réel toutes les informations dont vous avez besoin.

Cet utilitaire couplé au module d’analyse et de traitement de vos documents vous permet d’intégrer ceux-ci dans vos flux numériques, de les stocker dans l’arborescence centralisée de votre GED pour cabinet d'avocat et de démarrer les traitements adéquats. Le module de capture (LAD / RAD) analyse et extrait les données pour automatiser le stockage et le traitement des documents entrants. S’il s’agit de documents ayant trait à des affaires en cours (contrat, informations légales…), ils seront partagés via les workflows correspondants ou exploités dans le cadre de projets collaboratifs, en interface avec des solutions collaboratives ELO for Microsoft SharePoint ou ELO for Microsoft Teams.

S’il s’agit de factures entrantes, elles seront dans un premier temps analysées par le module de capture (LAD - RAD), puis traitées via le logiciel ELO Invoice qui récupérera les informations essentielles du document (fournisseur, montant, date d’échéance) pour les soumettre à validation et intégrer le processus de règlement comptable et financier. Tous les documents sont stockés dans l’arborescence centralisée de votre GED pour cabinet d'avocat, conformément aux dispositions légales qui entourent le traitement d’une facture numérique.


L’optimisation de la gestion de vos e-mails avec la GED pour cabinet d'avocat


Suivant les mêmes mécanismes, vos e-mails sont automatiquement stockés dans un dossier spécifique de l’arborescence centralisée de votre GED pour cabinet d'avocat pour libérer des ressources sur vos clients de messagerie et sécuriser le stockage de vos e-mails. Le module de gestion des e-mails ELO XC s’intègre pleinement à votre client de messagerie Microsoft Outlook pour récupérer les informations et les ajouter dans vos processus métiers.


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