La capture documentaire est un processus qui consiste à extraire des informations pertinentes à partir de documents physiques (numérisés, pris en photo) ou numériques pour les organiser et les rendre accessibles de manière plus efficace. Elle peut améliorer la productivité d'une entreprise de plusieurs façons :
Automatisation : La capture documentaire utilise des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'apprentissage automatique pour automatiser l'extraction d'informations à partir de documents. Cela permet de réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires pour traiter manuellement les documents, ce qui augmente la productivité des employés.
Recherche rapide : En capturant et en indexant les informations contenues dans les documents, il devient beaucoup plus facile de les retrouver rapidement lorsque cela est nécessaire. Les employés peuvent effectuer des recherches par mots-clés ou utiliser des filtres pour accéder aux informations pertinentes instantanément, ce qui réduit le temps perdu à chercher manuellement dans des piles de documents physiques ou des dossiers numériques désorganisés.
Collaboration facilitée : La capture documentaire permet de partager facilement des informations extraites avec d'autres membres de l'équipe ou des collègues. Les documents peuvent être stockés dans un système centralisé (GED - ECM) et accessible à distance, ce qui facilite la collaboration entre les employés travaillant sur un même projet. Cela élimine les retards liés à l'envoi de documents physiques ou à la recherche d'informations dans des e-mails ou des partages de fichiers désorganisés.
Réduction des erreurs : L'automatisation de la capture documentaire réduit également les risques d'erreurs humaines. Les technologies de capture et de reconnaissance automatique permettent d'extraire les informations avec précision, minimisant ainsi les erreurs de saisie ou d'interprétation des données. Cela contribue à une meilleure qualité des données et à une productivité accrue, car les employés n'ont pas à passer du temps à corriger les erreurs.
Flux de travail optimisé : La capture documentaire peut être intégrée à d'autres systèmes et processus d'entreprise, tels que les systèmes de gestion de contenu ou les outils de gestion de projet. Cela permet de créer des flux de travail automatisés où les documents sont capturés, traités et distribués de manière transparente à travers différentes étapes du processus, améliorant ainsi l'efficacité globale et la productivité.
Quels sont les documents qui peuvent être concernés ?
Tous les documents de la vie de l'entreprise peuvent être automatisés :
Factures Clients,
Bons de commandes,
Bons de livraison,
Lettres de transport,
Courriers entrants,
Feuilles de temps,
Documents d'identité,
Bulletins de vote, résolutions,
PV, Certificat d'immatriculation,
Tableaux,
Questionnaires, Enquêtes
Annuaires,
...
La capture documentaire permet d'améliorer la productivité en automatisant l'extraction d'informations, en facilitant la recherche et la collaboration, en réduisant les erreurs et en optimisant les flux de travail.
Cela permet aux employés de consacrer moins de temps à la saisie, de réduire leur stress dans les contrôles entre les documents, de simplifier la gestion (classement, archivage...) des documents et de consacrer plus de temps aux tâches à forte valeur ajoutée, ce qui favorise une productivité accrue dans l'entreprise.