La digitalización de archivos es el proceso de convertir documentos fÃsicos a formato digital. Implica varios pasos como capturar, crear y almacenar versiones electrónicas de documentos como manuscritos, fotografÃas, mapas, revistas, microformas, diapositivas y otros medios de información. Nos encargamos de todos tus archivos. Nos encargamos de todos tus archivos
Los registros pueden digitalizarse por diversas razones, entre ellas preservar el contenido, facilitar el acceso, mejorar la gestión y recuperación de registros y reducir el desorden fÃsico asociado con los registros en papel.
Los pasos para digitalizar archivos suelen incluir:
Inventario y preparación: esto implica seleccionar los documentos que se escanearán, inspeccionarlos para garantizar su estado, proteger los documentos confidenciales y planificar el proceso. Se realizan inventarios completos para asegurar el correcto manejo de los documentos, evitando pérdidas.
Transporte: Los equipos de ADOC Solutions realizan el transporte seguro de archivos desde y hacia los centros de digitalización.
Digitalización: los documentos se escanean o fotografÃan utilizando equipos especÃficos, como escáneres de desplazamiento, escáneres de superficie plana, escáneres de pelÃculas, escáneres de microfichas, cámaras digitales, escáneres de libros, etc.
Conversión: Las imágenes capturadas se convierten en archivos digitales, normalmente en formatos habituales como JPEG, PDF, TIFF u otros formatos adaptados a las necesidades.
Indexación: Los documentos digitalizados se indexan, es decir, a cada archivo digital se asocian metadatos (como tÃtulo, autor, fecha, calificación, etc.) para facilitar la búsqueda posterior. La indexación se puede realizar a través del nombre del archivo o mediante archivos estructurados (.xlsx, .csv, .txt, .xml...).
OCR: el reconocimiento de caracteres le permite beneficiarse de archivos PDF cuyo contenido
Controles de calidad: Nuestros equipos garantizan la más alta calidad del servicio de desmaterialización. Se realizan controles para garantizar la total conformidad (calidad de la imagen, tamaño del archivo, metadatos, etc.) de los elementos desmaterializados.
Copia de seguridad y retención: los archivos digitales se almacenan en medios de almacenamiento seguros, como servidores, discos duros o medios de almacenamiento en la nube. Generalmente se crean copias de seguridad para evitar la pérdida de datos.
Acceso: Una vez digitalizados e indexados, se puede acceder a los documentos digitales desde computadoras, tabletas u otros dispositivos compatibles, lo que facilita su búsqueda, visualización y uso compartido.
La digitalización de registros tiene muchos beneficios, incluida la preservación a largo plazo de los registros, la reducción del espacio de almacenamiento fÃsico, la facilidad de acceso y búsqueda, y la capacidad de compartir información de manera más eficiente.
ConfÃe en los expertos de ADOC Solutions para cuidar y desmaterializar sus archivos.