Le secteur du funéraire est l'ensemble des activités liées à la préparation, à l'organisation et à la réalisation des obsèques d'une personne décédée, ainsi que des services funéraires qui peuvent être proposés aux familles endeuillées.
Ce domaine d'activité comprend notamment les services de pompes funèbres, les fournisseurs de cercueils, d'urnes funéraires, de fleurs et autres articles funéraires, ainsi que les services de crémation, d'inhumation, de transport de corps, de soins de conservation, de thanatopraxie et de gestion de cimetières...
Dans le domaine funéraire, les obligations de confidentialité sont très importantes car elles concernent les informations personnelles et intimes des défunts et de leurs familles.
Voici quelques-unes des principales obligations de confidentialité dans ce domaine :
La confidentialité des informations sur les défunts : Les entreprises funéraires ont l'obligation de protéger les informations personnelles des défunts, telles que leur nom, leur adresse, leur date de naissance et leur date de décès. Ces informations doivent être conservées en toute sécurité et ne doivent être divulguées qu'aux personnes autorisées, telles que les membres de la famille ou les autorités compétentes.
La confidentialité des informations sur les familles des défunts : Les entreprises funéraires doivent également protéger les informations personnelles des familles des défunts, telles que leur nom, leur adresse et leur numéro de téléphone. Ces informations ne doivent être divulguées qu'aux personnes autorisées, telles que les membres de la famille ou les autorités compétentes.
La confidentialité des cérémonies funéraires : Les entreprises funéraires doivent respecter la confidentialité des cérémonies funéraires et ne divulguer aucune information sur les cérémonies à des personnes non autorisées.
La confidentialité des informations financières : Les entreprises funéraires doivent protéger les informations financières des familles des défunts et ne divulguer ces informations qu'à des personnes autorisées, telles que les membres de la famille ou les autorités compétentes.
La gestion sécurisée des informations est donc une priorité pour parer aux éventuels sinistres : vols - vandalismes, incendies, dégâts des eaux...
La Gestion Documentaire ELO permet d'apporter de véritables réponses pour les acteurs du secteur funéraire.
Réduction des temps administratifs,
Regroupement de tous les documents clients pour faciliter les échanges et le travail collaboratif,
Développement du confort de travail dans un environnement et des moments qui réclament de l'écoute et de la disponibilité pour les clients,
Sécurité, traçabilité & confidentialité des informations échangées,
Grâce à la solution ELO, vous bénéficiez en ligne d'un espace collaboratif pour stocker, échanger, modifier, partager, corriger... tous vos documents. Cet espace, selon les droits que vous attribuez, permet de partager des documents avec vos équipes, mais également vos clients, vos fournisseurs.
Une connexion Internet est le seul élément dont vous avez besoin pour accéder à vos dossiers en ligne. Vous regroupez et vous centralisez ainsi tous les documents Clients :
Certificats de décès,
Fiche de renseignement des defunts,
Contrats,
Factures fournisseurs,
Factures clients,
Demandes de la familles,
emails, courriers,
factures clients
...
Tous les documents, commentaires sont accessibles vis smartphone, tablette, pc...
Vous pouvez personnaliser vos workflows selon votre organisation :
Circuit de validation des factures fournisseurs,
Gestion des échéances et relances automatiques auprès des acteurs concernés,
Dossier modèle avec liste des pièces nécessaires à la complétude des dossiers clients,
Planning des opérations avec relances par jalons,
la Gestion Documentaire ELO vous permet en automatique de rapprocher les différents documents qui arrivent(documents reçus ou document émis) au fil de l'eau.
Facture fournisseur (papier ou électronique) avec rapprochement selon les bons de commandes et les bons de livraison,
Formulaires clients,
Factures clients (accès, consultation, téléchargement...),
Les données extraites des factures fournisseurs, des formulaires deviennent exploitables dans vos logiciels métiers (comptabilité...) et vous ne perdez plus de temps dans les ressaisies.
La Gestion Documentaire ELO c'est un gain de temps (et donc d'argent) mais c'est avant tout de recentrer les actions de vos collaborateurs vers la relation client. Vous apportez un service client irréprochable en optimisant et en simplifiant toutes les tâches administratives.